Nachricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben folgende Anfrage erhalten:

Wurde bereits ein Proof of Concept (PoC) oder eine Vorstudie mit einem Anbieter durchgeführt?"

Antwort:
Es wurde bislang kein Proof of Concept (PoC) und keine Vorstudie mit einem Anbieter durchgeführt.
Ziel der Ausschreibung ist die Beschaffung einer voll funktionsfähigen Plattformlösung entsprechend der in den Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen.



Mit freundlichen Grüßen

Der Landrat
Im Auftrag

Dominic Böhme

Landkreis Schaumburg
Hauptamt - Vergabestelle

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Nachricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

uns erreichten Bieterfragen, deren Beantwortung zur allgemeinen Klarstellung allen am Verfahren interessierten Bietern zur Verfügung gestellt wird:

Fragen:
1. Verfügen Sie über ein bestehendes Frontend zur Ansprache der LLMs?
2. Ist ElasticSearch und eine RAG-Integration bereits vorhanden, oder wird deren Bereitstellung und Implementierung im Projekt erwartet?

Antwort des zuständigen Fachamts:
zu 1. Der Auftraggeber verfügt derzeit über kein bestehendes Frontend zur Ansprache von LLMs. Das entsprechende Nutzer-Frontend ist Bestandteil der zu liefernden Plattform und im Rahmen der Ausschreibung bereitzustellen.
zu. 2. ElasticSearch und eine RAG-Integration sind derzeit nicht vorhanden. Sofern diese Komponenten für die Bereitstellung der geforderten Funktionalitäten erforderlich sind, sind sie im Rahmen der Plattformlösung bereitzustellen und zu integrieren. Dies entspricht den Anforderungen der Leistungsbeschreibung, wonach eine einsatzfähige, vollumfängliche Plattformlösung bereitzustellen ist, die sämtliche für den Betrieb erforderlichen Komponenten umfasst.

Kommen Sie bei weiteren Rückfragen gerne auf uns zu.


Mit freundlichen Grüßen

Der Landrat
Im Auftrag

Julia Kirschke

Landkreis Schaumburg
Hauptamt - Vergabestelle
Tel.: 05721 703 1217

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Nachricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

uns erreichten Bieterfragen, deren Beantwortung zur allgemeinen Klarstellung allen am Verfahren interessierten Bietern zur Verfügung gestellt wird:

Frage 1:
Zulässigkeit einer Open-Source-basierten Lösung als Standardsoftware-Ersatz
Die Ausschreibung verlangt die Bereitstellung einer "Standardsoftware". Unsere Lösung ba-siert auf Open Source Komponenten wie Open Web UI und Light LLM, ergänzt um eigene Komponenten, und ist bereits in mehreren deutschen Behörden produktiv im Einsatz. Ist eine solche modulare Lösung, die vollständig auf Open-Source-Basis beruht, je-doch vollständig konfiguriert, gewartet und betreut geliefert wird, als "Standardsoftware" im Sinne der Ausschreibung zulässig?

Frage 2:
Möglichkeit einer stufenweisen Einführung
Die in der Leistungsbeschreibung definierten Anforderungen sind technisch anspruchsvoll und sehr umfangreich.
Ist eine gestaffelte Einführung mit priorisierter Umsetzung der Kernfunktionen zum Projektstart und sukzessiver Erweiterung (z. B. Modellorchestrierung vor Datenquellenintegration) nach Absprache mit dem Auftraggeber zulässig?

Frage 3:
Abrechnung & Betrieb bei Eigenentwicklung
Unsere Lösung würde nicht im klassischen Lizenzmodell, sondern als betreute Plattformlö-sung (Hosting, Wartung, Support) bereitgestellt - mit monatlicher Betriebskostenabrechnung. Ist ein solches Betriebsmodell (Plattformbetrieb auf Basis einer Eigenentwicklung inkl. Support, aber ohne Lizenzkosten im klassischen Sinne) mit dem vorgesehenen Preisblatt vereinbar oder wird zwingend eine Lizenzstruktur erwartet?

Frage 4: Bewertung von Wartungs- und Supportleistungen
Da der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilt wird, stellt sich die Frage nach der Bewertung von Unterstützungsleistungen. Werden unterschiedliche Ausgestaltungen von Wartung & Support (z. B. 24/7-Bereitschaft vs. 5x8) im Preisvergleich berücksichtigt oder rein arithmetisch gewertet?

Frage 5:
Anpassung des EVB-IT-Vertragstyps (von Überlassung zu Werkvertrag)
Der derzeit vorgesehene Vertragstyp in den Vergabeunterlagen ist der EVB-IT Überlassungsvertrag Typ B, welcher typischerweise bei Standardsoftware zur Anwendung kommt.
Da unsere Lösung als individuell betreute Plattformlösung erbracht wird - inklusive Konfiguration, Bereitstellung, Support und Weiterentwicklung - stellt sich die Frage, ob ein EVB-IT Werkvertrag als rechtlich besser geeigneter Vertragstyp alternativ verhandelt werden kann. Ist der Auftraggeber bereit, statt des EVB-IT Überlassungsvertrags auch einen EVB-IT Werkvertrag oder eine hybride Vertragskonstruktion (z. B. Kombination mit Pflege- oder Dienstvertrag) zu akzeptieren, sofern dies besser zur Leistungserbringung passt?

Frage 6:
Ist es im Rahmen der Angebotsabgabe zulässig, mehrere Referenzprojekte desselben Auftraggebers einzureichen?

Antwort des zuständigen Fachamts:
zu 1.: Eine Open-Source-basierte Lösung ist zulässig, sofern sie die in den Vergabeunterlagen definierten Anforderungen vollständig erfüllt, professionell betrieben wird, die geforderte Funktionsfähigkeit, Sicherheit und Stabilität gewährleistet und die Kriterien einer standardisierten, marktfähigen Lösung erfüllt. Maßgeblich ist die Funktionsfähigkeit gemäß Leistungsbeschreibung.

zu 2.: Eine stufenweise Einführung ist nicht vorgesehen. Gemäß den Vergabeunterlagen muss ein einsatzfähiges Produkt bereitgestellt werden, das spätestens 6 Wochen nach Zuschlag eingerichtet ist.

zu 3.: Ein Betriebs- oder Plattformmodell mit Hosting, Wartung und Support gegen laufende Kosten ist zulässig, solange die Anforderungen an Leistung, Betrieb und Support (insbesondere Betrieb in einem zertifizierten EU/EWR-Rechenzentrum, Einhaltung der Sicherheitsanforderungen, Bereitstellung innerhalb von 6 Wochen) erfüllt werden. Wesentlich ist, dass die Kostenstruktur transparent dargestellt wird und eine klare Kalkulationsgrundlage gegeben ist, damit die Wirtschaftlichkeit über die Laufzeit nachvollziehbar bleibt.

zu 4.: Die in den Vergabeunterlagen definierten Mindeststandards für Wartung, Support und Sicherheit (z. B. Support in deutscher Sprache Mo-Fr, 8-18 Uhr; Updatefähigkeit; Sicherheits- und Modellaktualität) sind verbindlich einzuhalten. Darüber hinausgehende Service-Level fließen nicht gesondert in die Bewertung ein.

zu 5.: Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung einer fertigen, einsatzfähigen Plattformlösung, die als Standardsoftware zu qualifizieren ist. Grundlage ist daher der EVB-IT Überlassungsvertrag Typ B. Es ist dabei unerheblich, ob im Hintergrund Open-Source-Komponenten genutzt werden. Entscheidend ist, dass ein fertiges, betriebsbereites Produkt angeboten wird, das die in den Ausschreibungsunterlagen definierten Anforderungen vollständig und professionell erfüllt, ohne dass nach Zuschlag erst noch wesentliche Programmier- oder Entwicklungsleistungen durchgeführt werden müssen.

zu 6.: Es ist grundsätzlich möglich mehrere Referenzprojekte desselben Auftraggebers einzureichen. Voraussetzung ist aber, dass die einzelnen Projekte klar voneinander abgegrenzt dargestellt werden und jeweils einen eigenständigen Bezug zu den Anforderungen aufweisen. Entscheidend ist, dass die Referenzen die geforderte Eignung nachvollziehbar belegen.

Kommen Sie bei weiteren Rückfragen gerne auf uns zu.


Mit freundlichen Grüßen

Der Landrat
Im Auftrag

Julia Kirschke

Landkreis Schaumburg
Hauptamt - Vergabestelle
Tel.: 05721 703 1217

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