Der Auftraggeber wickelt das gesamte Vergabeverfahren in elektronischer Form über die Vergabeplattform DTVP ab. Insbesondere erfolgen die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern/Bietern sowie die Einreichung von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten ausschließlich in elektronischer Form über den Projektraum des Verfahrens.
Die von Unternehmen gegebenenfalls im Verlauf des Verfahrens erbetenen personenbezogenen Daten werden nach den Vorschriften des Datenschutzrechts im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Mit der Teilnahme am Verfahren erklären sich Unternehmen hiermit einverstanden. Soweit Unternehmen im Rahmen des Verfahrens dem Auftraggeber personenbezogene Daten von Dritten (Mitarbeiter, Nachunternehmer, Mitglieder einer Bietergemeinschaft, Referenzgeber) übermitteln, sind sie für das Vorliegen der jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Einwilligung der Dritten selbst verantwortlich.
Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch in Textform. Die erforderliche Signatur gem. § 126b BGB wird in diesem Zusammenhang als "Containersignatur" automatisch über das "cosinex Bietertool" abgegeben. Die "Willenserklärung" erfolgt dadurch je Angebot, sodass sich jeder Bieter automatisch an seine hogeladenen Dokumente bindet. Eine gesonderte Dokumentensignatur ist nicht erforderlich. Sollten Signaturmöglichkeiten in Dokumenten vorgesehen seien, handelt es sich um Standarddokumente, Die dortige Signatur ist nicht zwingend erforderlich.
Sämtliche Vertragsbedingungen eines möglichen Auftragnehmers werden abgelehnt, sofern diesen nicht ausdrücklich zugestimmt wird.