Die Gemeinde Asendorf (im Folgenden als Auftraggeber oder AG bezeichnet) beabsichtigt, im Rahmen eines EU-weiten Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Planungsleistungen unter der Vorgabe eines Konzeptes zur Sanierung des Dorfgemeinschaftshauses in Hinblick auf Energieeffizienz, Barrierefreiheit, Asbestsanierung und räumliches Umnutzungskonzept auszuschreiben.

Das von der Gemeinde Asendorf initiiertes Sanierungsprojekt bezieht sich auf die bauliche Anlage des Dorfgemeinschaftshauses in Asendorf. Die Lage befindet sich in der Schützenstraße 11 in 21271 Asendorf.

In dem Objekt befinden sich verschiedenen Nutzungen, deren räumliche Bereiche teils in die Jahre gekommen sind und den heutigen Anforderungen nicht mehr entsprechen.

Zur Sanierungsplanung gibt es die folgenden 2 Zielvorstellungen:
A) Die Anlagentechnik des Hauses ist zu planen, auszuschreiben und zu begleiten
Für die Bereiche
- Lüftung Veranstaltungshalle und Sanitärbereiche
- Heizung > Veranstaltungshalle, Gemeindebüro, Vereinsheim Turnverein
- Beleuchtung > Halle, Clubraum, Küche, Bürotrakt, Außenanlage, Fluchtwege
- Energieeffizienz z. B. Wärmedämmung und Photovoltaikeinsatz
Ziel ist es die Haustechnik dem heutigen Stand der Technik auf den KFW 75 Standard anzupassen.

B) Die bauliche Umnutzung bzw. Sanierung des Hauses ist zu planen, auszuschreiben und zu begleiten:
- Sanierung des asbesthaltigen Hallendaches (Eternit)
- Wärmedämmung der Fassade, Dachboden sowie Fenster u. Türen
- Feuerwehrtrakt in ein Gemeindebüro umplanen
- Kindergartentrakt in ein Vereinsheim umplanen
- Barrierefreiheit im gesamten Objekt verbessern
- Brandschutzabschnitte
- Dachgeschoß, Umnutzung ex Gemeindebüro

Das Vorhaben ist insgesamt Bestandteil eines bundesweiten Förderprogrammes

"Bundesprogramm Sanierung kommunaler Einrichtungen in den Bereichen
Sport, Jugend, und Kultur (Projektaufruf 2023)"

Die vorgesehenen Maßnahmen müssen aufgrund der zeitlichen Bindung der Fördermittel spätestens bis zum 31.12.2029 umgesetzt, abgerechnet und mit Verwendungsnachweis bei der Förderbehörde nachgewiesen werden.

In der ersten Planungsphase ist vorgesehen die 2 verschiedenen Zielvorstellungen als
- Los 1 Gebäudeanlagentechnik
- Los 2 Baukonstruktion
auszuschreiben.
Die Planungsphasen als Entwurf der umzusetzenden Sanierungsschritte gem. HOAI von Leistungsphase 1 bis 3 sind in 2026 bis zum Ende des 2. Quartals zu erbringen.
Die Entwurfsunterlagen werden im Anschluss durch die Bundesbauverwaltung fachlich geprüft.
Je nach Ergebnis der Leistungsphase 3 (HOAI) und der daraus folgenden Kostenermittlung wird die weitere Beauftragung angepasst erfolgen. Nach Rücksprache mit dem Fördermittelgeber sowie seiner baufachlichen Prüfstelle bei der Bundesbauverwaltung erfolgt die weitergehende Beauftragung der nachfolgenden Leistungsphasen 4 bis 8. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die Finanzierung des Gesamtprojektes einerseits durch den Fördermittelgeber und andererseits durch den Gemeindehaushalt bis 2029 gesichert bleibt.

Im Bewerbungsverfahren ist davon auszugehen, dass der Auftragnehmer die zu erbringende Leistung aller losbezogenen Sanierungsmaßnahmen in allen Leistungsphasen gem. HOAI (Leistungsphasen 1-8) zu erbringen hat. Hierzu ist die Qualifikation und Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers / Bewerbers belegt nachzuweisen.

Wichtiger Hinweis:
Es erfolgt jedoch in der ersten Planungs- / Entwurfsphase gem. HOAI nur eine stufenweise Beauftragung eines jeden Loses bis zur Leistungsphase 3. Die weitergehende Beauftragung ist gewollt, aber abhängig von der gesicherten Finanzierbarkeit seitens der Gemeinde und der staatlichen Förderung des Bundes bis zur Leistungsphase 8.

Die Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt getrennt in den 2 Fachlosen
Gebäudeanlagentechnik (Los 1) und anderseits als Baukonstruktion (Los 2). Dafür steht in den Vergabeunterlagen die Anlage 6 zur Verfügung, die über das Bietertool auf der Vergabeplattform https://vergabe.niedersachen.de eingereicht wird.
Die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden, erfolgt in einem dreistufigen Verfahren:

Stufe 1
Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden.

Stufe 2
Anschließend wird im Rahmen des Teilnehmerwettbewerbes beurteilt, ob die Bewerber nach den vorgelegten Angaben, Erklärungen und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheinen und die vergabegegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß erbringen können. Es erfolgt eine Punktevergabe nach den vom AG festgelegten Eignungskriterien unter Zuhilfenahme einer Bewertungsmatrix.

Stufe 3
Schließlich werden die drei bestplatzierten Teilnehmer aufgefordert, ein Erstangebot abzugeben. Sofern einzelne Teilnahmeanträge die gleiche Punktzahl erzielt haben sollten, entscheidet das Los. Mit der Angebotsaufforderung werden eine Leistungsbeschreibung sowie ein Leistungsverzeichnis beigefügt. Die im Nachgang eingegangenen Angebote werden bewertet und mit den Zuschlagskriterien nach den Ziffer 4.1 und 4.2 in eine Gesamtbewertung zusammengefasst.

Wertung der Teilnahmeanträge
Wertung "Referenzen":
Die Referenzen sollten einen möglichst hohen Grad an Vergleichbarkeit mit dem Vorhaben des AG aufweisen. Referenzen, die nur Teilaspekte des AG Vorhabens beinhalten, werden als "eingeschränkt vergleichbar" mit einer niedrigeren Punktzahl bewertet.
Eine hohe Vergleichbarkeit erhält 10 Punkte, die eingeschränkte Vergleichbarkeit wird mit 5 Punkten bewertet.
Weiterhin wird das Bauvolumen je Los bewertet. Projekt mit mehr als 400.000 EUR Bauvolumen erhalten 10 Punkte, mehr als 300.000 EUR 5 Punkte, das Erfüllen der Mindestanforderung von 200.000 EUR wird mit 0 Punkten bewertet. Projekt mit weniger als 200.000 EUR Bauvolumen erfüllen nicht die Anforderungen und werden ausgeschlossen.
Erwartet wird für die Referenzen zu Los 1 und Los 2 zudem, dass über die Mindestanforderung (Leistungsphasen 1-4) hinaus die Leistungsphasen 1-8 nach HOAI abgedeckt wurden. Hierbei werden sowohl für Los 1 und Los 2 folgende Bewertungen getroffen:
Abdeckung Leistungsphasen HOAI 1 - 8 oder 1 -9: 10 Punkte
Abdeckung Leistungsphasen HOAI 1 - 5 bis max. 1- 7: 5 Punkte
Abdeckung Leistungsphasen HOAI 1 - 4: 0 Punkte

Sofern die eingereichte Referenz Bestandteil eines Förderprogrammes ist (oder war), gibt es zusätzlich je Los 5 Punkte.

Reicht der Wettbewerbsteilnehmer mehr als eine Referenz ein (zulässig sind maximal drei), werden die einzelnen Referenzen zunächst wie oben beschrieben einzeln bewertet.

Die Referenz mit der höchsten Punktzahl wird als "Top-Referenz" gekürt und geht mit 100 % in die Gesamtbewertung mit ein. Die verbleibenden Referenzen werden mit 50 % ihrer erreichten Punktzahl berücksichtigt.

Für die Gesamtbewertung des Teilnehmers werden somit die einzelnen Referenzen folgendermaßen bewertet:

Berechnung Bewertungspunkte
Punktzahl Referenz 1 ("Topreferenz") zu 100% + Punktzahl Referenz 2 zu 50 % + Punktzahl Referenz 3 zu 50 % = Gesamtbewertung des jeweiligen Teilnehmers

Sollten mehrere Referenzen als "Top-Referenzen" die identische Punktzahl erreichen, so wird auch hier nur eine der "Top-Referenzen" mit 100 % bewertet, die verbleibenden mit 50 %.

Sofern der Teilnehmer nur eine Referenz einreicht, erfolgt automatisch eine Bewertung mit 100% der erreichten Punkte.

Wertung Mitarbeiterqualifikation:
Zusatzqualifikationen für Energetische Sanierung, wie z.B. qualifizierter Energieberater oder Fachkraft im Bereich der Asbestsanierung werden zusätzlich mit 5 Punkten je Los bewertet.

Zur Abgabe der Erstangebote werden maximal 3 Bieter aufgefordert, die nach dem Punkte-Ranking des vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbes die ersten drei Plätze belegt haben. Im Falle eines Punktegleichstandes entscheidet das Losverfahren.

Wertung der Angebote:
Die ausgewählten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Eine Verkleinerung des Bewerber- bzw. Bieterkreises erfolgt stets auf der Basis einer Bewertung anhand der vom AG festgelegten und im Folgenden genannten Zuschlagskriterien:
Honorarangebot 60 % und Konzept 40 %.
Die zugelassenen Angebote werden anhand nachfolgender Kriterien bewertet. Die vom Bieter maximal zu erreichende Punktzahl beträgt dabei insgesamt 100.

Honorarangebot Max. 60 Punkte
Konzept "Präsenz vor Ort" Max. 40 Punkte

Der AG ist grundsätzlich aufgefordert, dem wirtschaftlichsten Angebot auf Grundlage der Zuschlagskriterien den Zuschlag zu erteilen.

Es wird das beste Preis/Leistungsverhältnis ermittelt. Das günstigste Angebot erhält 60 Punkte. Die übrigen Angebote werden nach ihrer prozentualen Abweichung zum Bestangebot bewertet. Angebote, die den Preis des Bestangebots um mindestens 100 % überschreiten, sind von der Wertung ausgeschlossen.

Die übrigen Angebote werden nach folgender Formel bewertet:
(Bestpreis / Angebotspreis) x 60

Der Bieter hat mit seinem Angebot ein Bieterkonzept einzureichen, aus welchem zu erkennen ist, wie er die Präsenz vor Ort sowie die Vertretungsregelung jederzeit kurzfristig gewährleistet kann.
Inhaltlich hat der Bieter schwerpunktmäßig zu folgenden zwei Unterkriterien Darstellungen zu tätigen:
Kriterium 1:
Beschreibung der praktischen Umsetzung einer geregelten und auch teils spontanen und unangekündigten Bauüberwachung bei Problemlagen am Bau. Max.15 Punkte
Kriterium 2:
Beschreibung bei kritischen Bauzustandssituation im Falle von sofortiger "Suche nach Lösungen vor Ort" um Bauverzögerungen und Nachtrags-forderungen zu begegnen bzw. zu minimieren.
Max. 15 Punkte
Kriterium 3:
Beschreibung der Vertretung des Projektleiters im Krankheitsfall oder Urlaub
Max. 10 Punkte

Sofern ein Bieter für beide Lose aufgefordert wurde, ein Angebot abzugeben, werden jeweils für Los 1 und Los 2 insgesamt 20 Sonderpunkte vergeben.

Die Gesamtbewertung eines Bewerbers setzt sich zusammen aus den erzielten
Gesamtpunkten der einzelnen Zuschlagskriterien.

Der Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag unter Vorbehalt der Ergebnisse eines optional anzuwendenden Verhandlungsverfahrens (vgl. Ziffer 5). Bei gleicher Punktzahl entscheidet das Los.

Im Rahmen des ggf. erfolgenden Verhandlungsverfahrens erhalten die Bieter ggf. die Möglichkeit im Rahmen eines Bietergesprächs in einen fachlichen Dialog mit dem AG zu treten. Im Anschluss an die ggf. erfolgten Bietergespräche erhalten maximal 3 Bieter die Gelegenheit zur Abgabe eines letztverbindlichen Angebots, über welches nicht mehr verhandelt wird. Wesentliche voraussichtliche Termine des Vergabeverfahrens sind der Tabelle unter Ziff. 6. zu entnehmen.
Im Falle von Verzögerungen im Vergabefahren kann es zu Verschiebungen des gesamten Terminplans kommen. Der AG behält sich jedoch im Einklang mit § 17 Abs. 11 VgV - ausdrücklich vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.

Die Fristen des § 160 Abs. 3 Ziffer 1-4 GWB sind zu beachten. Danach ist ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Die Vergabeunterlagen (inkl. der Aufforderung zur Angebotsabgabe) sind im Internet unter dem oben unter Sonstige/Weitere Angaben - Kommunikationskanal genannten Link frei zugänglich abrufbar; einer Abforderung bei der Vergabestelle bedarf es somit nicht. Rückfragen der Bieter als auch die Antworten der Vergabestelle werden in anonymisierter Form allen Bewerbern im Internet unter dem vorgenannten Link zur Verfügung gestellt, soweit in den Antworten wichtige Aufklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung gegeben werden. Die Bieter sind angehalten regelmäßig unter der angegebenen Internetadresse die aktuellen Bewerberinformationen der Vergabestelle einzusehen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sämtliche etwaigen Änderungen und Ergänzungen zu den Vergabeunterlagen ausschließlich im Internet unter dem angegebenen Link veröffentlicht werden.

Wichtiger Hinweis: Das Angebot/der Teilnahmeantrag inkl. aller Unterlagen ist ausschließlich über die entsprechende Funktion der Vergabeplattform einzureichen. Hierzu ist ausreichend Zeit einzuplanen. Bitte senden Sie Ihr Angebot / Ihre Bewerbung keinesfalls in Papierform, per E-Mail oder über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform. Berücksichtigen Sie ggf. die Größenbegrenzungen der Vergabeplattform bezüglich der einzelnen Dateien sowie der gesamten Bewerbung. Sollten Probleme beim Hochladen der Unterlagen auftreten, wenden Sie sich bitte umgehend an den Betreiber der Vergabeplattform, protokollieren Sie dies und informieren Sie zusätzlich die Vergabestelle.

Bieterfragen sind ausschließlich an die Zentrale Vergabestelle über die Vergabeplattform "vergabe.Niedersachsen" (http://www.dtvp.de/Center) zu stellen. Dies gilt auch für Rügen sowie weitere vom Bieter abzugebende Stellungnahmen innerhalb der von der Vergabestelle festgelegten Fristen (z.B. Aufklärungsgesuche).

Die Zentrale Vergabestelle ist für das gesamte Vergabeverfahren zuständig. Daher ist sämtliche Kommunikation mit dieser zu führen.

Bieterfragen zum Teilnahmewettbewerb sollen möglichst bis spätestens zum 14.04.2025 um 10.00 Uhr über die Vergabeplattform gestellt werden. Nicht rechtzeitig gestellte Bieterfragen können unbeantwortet bleiben.

Informationspflicht nach DSGVO (siehe Abschnitt Informationsblätter):
https://www.landkreis-harburg.de/vergabestelle

Fehlende Unterlagen werden gem. § 56 VgV innerhalb einer angemessenen Nachfrist nachgefordert

Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung zu Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): - Eigenerklärung, dass der Bieter/ die Bieter einer Bietergemeinschaft keinen Bezug zu Russland im Sinne des Art. 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands hat/ haben (siehe Anlage 6)
- Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen oder dass bei Vorliegen eines oder mehrerer Ausschlussgründe eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB durchgeführt wurde