Seitens des Osnabrücker ServiceBetriebs (OSB) wird beabsichtigt, in vier Losen auf den Friedhöfen Dodeshaus, Nahne, Eversburg, Sutthausen in Osnabrück jeweils Teilflächen zur Nutzung als "Grabfelder mit Dauerpflege" anzubieten, und in einem fünften Los auf dem Heger Friedhof eine Erweiterung eines bestehenden "Grabfeldes mit Dauerpflege" (Lage: siehe Pläne). Bestehende Grabstellen, die unmittelbar an die Flächen angrenzen, sollen würdevoll integriert werden.
Die Grabfelder sollen durch einen Konzessionsnehmer konzipiert, angelegt, unterhalten und betrieben werden. Voraussichtlicher Beginn des Konzessionsvertrags ist nach Zu-schlagserteilung im 1. Halbjahr 2024. Es können fünf, vier, drei, zwei oder nur ein Los angeboten werden.

Dem Anbieter obliegt die Planung, Herstellung, Pflege und Unterhaltung des jeweiligen Grabfeldes auf seine Kosten. Die Nutzungsberechtigten der einzelnen Gräber haben Dauergrabpflegeverträge in Form von Treuhandverträgen mit dem Anbieter abzuschlie-ßen. Voraussetzung ist der Erwerb eines Nutzungsrechtes an einer Grabstätte bei der Friedhofsverwaltung. Gräber werden durch den OSB ausgehoben und verfüllt.
Als Rahmenbedingung für die Planung, Pflege, Nutzung des Grabfeldes, für die Vergabe von Nutzungsrechten, sowie für das Aufstellen von Grabmalen, gilt die Friedhofsordnung in der jeweils geltenden Fassung.
Um optimalen bürgerorientierten Betrieb und Pflege gewährleisten zu können, ist eine tägliche Vor-Ort-Reaktionszeit des Anbieters zu gewährleisten. Der Treuhänder kontrol-liert die fachgerechte Ausführung der Arbeiten. Die Überlassung des Grabfeldes an den Anbieter erfolgt unentgeltlich. Die Friedhofsverwaltung schließt zum Betrieb des dauer-gepflegten Grabfeldes einen Vertrag mit dem Anbieter.
Die Vertragslaufzeit ist an die Ruhezeit des zuletzt dort Bestatteten gebunden. Eine wei-tere derartige Gemeinschaftsanlage mit Dauerpflege auf dem jeweiligen Friedhof erfolgt erst, wenn 2/3 der Grabplätze der aktuellen Anlage tatsächlich vergeben sind.

Nach § 9 VgV hat sich die Stadt Osnabrück entschieden, die Vergabeunterlagen ausschließlich und kostenfrei auf der Vergabeplattform vergabe.Niedersachsen bzw. Deutsches Vergabeportal zum Download bereit zu stellen.
Enthalten die Bekanntmachung oder die Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb Unklarheiten, Wider-sprüche oder verstoßen diese nach Auffassung des Bewerbers gegen geltendes Recht, so hat der Be-werber den Auftraggeber unverzüglich in Textform darauf hinzuweisen. Erfolgt dies nicht, ist der Be-werber mit diesen Einwendungen präkludiert.
Rückfragen zu dieser Ausschreibung sind ausschließlich über das Vergabeportal zu stellen und werden auch hierüber beantwortet. Hierzu ist eine Registrierung gem. § 9 Abs. 3 VgV notwendig.

In der ersten Stufe des Vergabeverfahrens ist der Teilnahmeantrag mit dem in den Vergabeunterlagen beiliegenden Teilnahmeantrag nebst allen darin beschriebenen Anlagen bzw. geforderten Nachweisen elektronisch über die e-Vergabe-Plattform vergabe.Niedersachsen bzw. Deutsches Vergabeportal ein-zureichen. Die Teilnahmeanträge sind zwingend unter Benutzung der zur Verfügung gestellten Unter-lagen einzureichen. Die Anträge können ausschließlich von registrierten Bewerbern eingereicht werden. Die Teilnahmeanträge dürfen nicht über den Kommunikationsraum als Anlage zu einer Nachricht eingereicht werden, andernfalls erfolgt der Ausschluss vom Vergabeverfahren.

Nicht deutschsprachige Nachweise müssen als beglaubigte Übersetzungen in Deutsch vorgelegt wer-den. Nicht fristgerecht eingereichte Teilnahmeanträge bzw. schriftliche (in Papierform eingereichte) oder formlose Anträge werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Schriftlich eingereichte Teilnahmeanträge werden nicht geöffnet und verbleiben bei dem Fachdienst Öffentliche Aufträge. Nach Eingangsschluss erfolgt die Auswertung der Teilnahmeanträge.
In der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens sind mit dem Angebot, die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe gelisteten Unterlagen, elektronisch über die e-Vergabe-Plattform Vergabe.Niedersachsen bzw. Deutsches Vergabeportal einzureichen.

Die zur Teilnahme an der Verhandlung ausgewählten Bewerber werden zur persönlichen Vorstellung vor einem Auswahlgremium eingeladen.

Die Vergabestelle bewertet die Bieter nach Zuschlagskriterien, die vorab in den Angebotsunterlagen bekannt gegeben werden.
Nicht erwünscht sind weitere Unterlagen zur Vorstellung des Bewerbers sowie zusätzliche Angaben, die über die geforderten hinausgehen. Diese werden im Verfahren nicht berücksichtigt.