Bereitstellung und Betrieb eines cloud-basierenden Personalmanagementsystem
VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
27.10.2025
03.11.2025 10:00 Uhr
09.01.2026

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Landkreis Hildesheim
03254-0-60
Marie-Wagenknecht-Straße 3
31134
Hildesheim
Deutschland
DE925
103 - Hauptamt
vergabestelle@landkreishildesheim.de
+49 51213091251

Angaben zum Auftraggeber

Kommunalbehörden
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
t:04131153308
Auf der Hude 2
21339
Lüneburg
Deutschland
DE935
vergabekammer@mw.niedersachsen.de
+49 4131151334
+49 4131152943

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
keine Angabe
Friedrichswall 1
30159
Hannover
Deutschland
DE929
nachpruefungsstelle@mw.niedersachsen.de
+49 5111207807
+49 5111205770

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72268000-1
48451000-4
72500000-0
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Bereitstellung und Betrieb eines cloud-basierenden
Personalmanagementsystems

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens soll eine ganzheitliche Softwarelösung zur digitalen
Verwaltung sämtlicher Personalprozesse der kommunalen Verwaltung, zur Unterstützung
der effizienten Abwicklung Ihrer Aufgaben, mit nachfolgenden Modulen - Personalverwaltung
- Entgeltabrechnung - Dashboard für Mitarbeiter - Reisekostenabrechnung - Recruiting / Bewerbermanagement - Stellenplanung - Personalkostenkalkulation - Personalentwicklung
- Compliance-Management - Zeiterfassung bezuschlagt werden.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten
60

Abschluss eines EVB-IT-Cloud-Vertrages mit einer Laufzeit von 60 Monaten, sowie einer automatischen Verlängerung um jeweils 12 Monate, sollte der Vertrag nicht 6 Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt werden.

2
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Marie-Wagenknecht-Straße 3
31134
Hildesheim
Deutschland
DE925

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

---
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

A. Wettbewerblicher Dialog - Zentrale Elemente des Verfahrens:

Dialogphase Mit den ausgewählten Anbietern wird
ein Dialog zur Ermittlung und Präzisierung der Anforderungen für das Peronalmanagementsystem durchgeführt. Das Ziel ist es, über die Erarbeitung von individuellen Lösungskonzepten der Anbieter den finalen Lösungsansatz zu finden.

Der Wettbewerbliche Dialog besteht aus mindestens zwei Dialogphasen. In den Dialogphasen werden alle notwendigen Fragen und Anforderungen vorbereitend für die finale Angebotsabgabe erörtert. Während der Dialogphase können Bewerber vom weiteren
Verlauf des Dialogs ausgeschlossen werden, wenn erkennbar ist, dass die geforderten Dienstleistungen nicht im Sinne der Leistungsbeschreibung C20 erbracht werden
können.

Dialogphase 1
- Vorstellung des technischen und organisatorischen Konzeptes des Dialogteilnehmers auf Grundlage der Informationen aus dieser Leistungsbeschreibung C10 zum
Wettbewerblichen Dialog.
- Vorstellung des kaufmännischen Konzeptes durch die Dialogteilnehmer.

Dialogphase 2
- Vertiefung einzelner Themen, entsprechend der Erkenntnisse aus dem 1. Dialog.
Mit dem Abschluss des Dialogs kann es dazu kommen, dass mehrere Lösungen für die
Bedarfserfüllung in Frage kommen oder keine taugliche Lösung vorliegt. In dem Fall, dass keine Lösung gefunden wird, kann der Landkreis Hildesheim das Vergabeverfahren zu diesem
Zeitpunkt beenden. Über den Abschluss der Dialogphase werden die Anbieter informiert.
_________________________________________

B. Eignungsnachweise: Gemäß der Veröffentlichung sind einige Nachweise für die Eignung bereitzustellen. Diese entnehmen Sie bitte der Anlage B10_V1 - Eignungsmatrix LKHI - PMS.

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Die Frist für die Abgabe des Teilnahmeantrages ist lediglich um 1 Tag verkürzt, da das Verfahren ansonsten nicht in dem vorgegebenem Zeitfenster umgesetzt werden.

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Zulässig
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXS0YHAYTN8EZPCS

Einlegung von Rechtsbehelfen

Mit Versand der Informationsschreiben gemäß § 62 VgV/ § 16 NTVergG beginnt eine 10-tägige
Einspruchsfrist, für die Meldung von vergaberechtlichen Pflichtverletzungen
durch den Auftraggeber, gegenüber der Vergabekammer Niedersachsen. Die
vorgenannte Frist beginnt ab dem Zeitpunkt, wo der Bieter über die vermeintlichen Pflichtverletzungen
Kenntnis erlangt. Rügen direkt gegenüber dem Auftraggeber haben keine aufschiebende
Wirkung.

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Anfragen zum Verfahren nur über die genannte Vergabeplattform bis zum 27.10.2025

Wichtiger Hinweis: Das Angebot ist ausschließlich über die entsprechende Funktion der Vergabeplattform einzureichen. Hierzu ist ausreichend Zeit einzuplanen. Bitte senden Sie Ihr Angebot keinesfalls schriftlich, per E-Mail oder über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform.

Sollten Probleme beim Hochladen des Teilnahmeantrages auftreten, wenden Sie sich bitte umgehend an den Betreiber der Vergabeplattform, protokollieren Sie dies und informieren Sie zusätzlich die Vergabestelle

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.

A. Der Bieter hat kein Anrecht auf die
Nachforderung von fehlenden Eignungsnachweisen. Sollte eine ausreichende Anzahl an Teilnahmeanträgen von geeigneten
Bietern vorliegen, wird auf eine Nachforderung verzichtet.
_________________________________________

B.Informationen über die Überprüfungsfristen: Es gilt der § 134 GWB für die Informations- und
Wartepflicht. Die Eignungsnachweise sind vollständig mit dem Angebot einzureichen.
Die Ergänzung um weitere Unterlagen steht Ihnen fei. Liegen Nachweise und Erklärungen
nicht rechtzeitig vor, kann das Angebot wegen Unvollständigkeit ausgeschlossen werden.
Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes
vorzulegen. Bei fremdsprachigen Bescheinigungen ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Im Falle einer Bietergemeinschaft sind die Eignungsnachweise B15-B17 für jedes
Mitglied der Gemeinschaft mit dem Angebot vorzulegen. Des weiteren ist eine Erklärung
abzugeben, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften. Es ist anzugeben, welches Mitglied im Verfahren als Bevollmächtigter auftritt. Seit dem 18.10.2018
müssen sämtliche Auftraggeber EU-weite Vergabeverfahren vollständig elektronisch
durchführen. Dies umfasst auch die Pflicht, Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in
elektronischer Fassung entgegenzunehmen. Schriftliche Beiträge in Papierform dürfen nicht
mehr akzeptiert werden. Auch die Abwicklung über E-Mail ist nicht zulässig.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Ausschluss, wenn Unternehmen rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach:

§ 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland).

Ausschluss, wenn Unternehmen rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach:

§ 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland).

Ausschluss, wenn Unternehmen rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach:

§ 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen,

§ 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche).

Ausschluss, wenn Unternehmen rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach:

§ 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,

Ausschluss, wenn Unternehmen rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach:

§ 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr), §§ 299a und 299b des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im Gesundheitswesen),

§ 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern) oder § 108f des Strafgesetzbuchs (unzulässige Interessenwahrnehmung),

§§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete),

Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr)

Ausschluss, wenn Unternehmen rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer Straftat nach:

den §§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis 233a des Strafgesetzbuches (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung).

Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren aus, wenn

1 das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nicht nachgekommen ist und dies durch eine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung festgestellt wurde oder

2 die öffentlichen Auftraggeber auf sonstige geeignete Weise die Verletzung einer Verpflichtung nach Nummer 1 nachweisen können.

Öffentliche Auftraggeber schließen ein Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Vergabeverfahrens von der Teilnahme an einem Vergabeverfahren aus, wenn

1 das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nicht nachgekommen ist und dies durch eine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung festgestellt wurde oder

2 die öffentlichen Auftraggeber auf sonstige geeignete Weise die Verletzung einer Verpflichtung nach Nummer 1 nachweisen können.

Ausschluss, wenn das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nachweislich gegen geltende umweltrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat

Ausschluss nach § 124 GWB, wenn das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nachweislich gegen geltende sozialrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat.

Ausschluss nach § 124 GWB, wenn das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nachweislich gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat

Ausschluss nach § 124 GWB, wenn das Unternehmen zahlungsunfähig ist

Das Unternehmen befindet sich in Liquidation. Ausschlussgrund nach § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB

Ausschluss nach § 124 GWB, wenn das Unternehmen seine Tätigkeit eingestellt hat.

Ausschluss, wenn das Unternehmen zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.

Es wurde nachweislich eine schwere Verfehlung begangen, die die Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt. Ausschlussgrund nach § 124 Abs. 1 Nr. 3 GWB

Der Öffentliche Auftraggeber verfügt über hinreichende Anhaltspunkte, dass das Unternehmen Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.

Ausschlussgrund nach § 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB

Ausschluss nach § 124 GWB, wenn ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens besteht, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte und der durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen nicht wirksam beseitigt werden kann.

Ausschluss nach § 124 GWB, wenn eine Wettbewerbsverzerrung daraus resultiert, dass das Unternehmen bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, und diese Wettbewerbsverzerrung nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann.

Ausschluss nach § 124 GWB, wenn das Unternehmen eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.

Der Öffentliche Auftraggeber verfügt über hinreichende Anhaltspunkte, dass das Unternehmen Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.

Ausschlussgrund gem. § 124 GWB Abs.12 Nr. 8, 9

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

3
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Durchschnittlicher Jahresumsatz

B10_V1 - Eignungsmatrix LKHI - PMS (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

B10_V1 - Eignungsmatrix LKHI - PMS (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Bonitäts/Wirtschaftsauskunft

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

B10_V1 - Eignungsmatrix LKHI - PMS (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis): 3 vergleichbare Referenzen

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Eintragung in ein relevantes Berufsregister

B10_V1 - Eignungsmatrix LKHI - PMS (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Eintragung in das Handelsregister

B10_V1 - Eignungsmatrix LKHI - PMS (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Informationssicherheit

B10_V1 - Eignungsmatrix LKHI - PMS (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis):

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

keine

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Nicht erforderlich

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung