Verfahrensangaben

Dokumentenmanagementsystem für die Stadtverwaltung

VO: VgV Vergabeart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
16.09.2026
24.09.2026 09:00 Uhr
06.10.2026

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Landkreis Schaumburg - Vergabestelle
DE116536965
Jahnstraße 20
31655
Stadthagen
Deutschland
DE928
Felix Pörtner
vergabestelle@schaumburg.de
+49 57217031389

Angaben zum Auftraggeber

Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Kommunalebene
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
t:04131153308
Auf der Hude 2
21339
Lüneburg
Deutschland
DE935
vergabekammer@mw.niedersachsen.de
+49 413115-2943

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72000000-5
72510000-3
72512000-7
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Die Stadt Stadthagen beabsichtigt die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung, dessen Kernstück die Implementierung einer DMS-Gesamtlösung ist. Diese soll in Teilschritten eingeführt werden.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Die Stadt Stadthagen plant frühestens Ende 1. Quartal 2027 die Einführung eines DMS. Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen, wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und Support.

Die Lizenzen der DMS-Lösung werden von der Stadt Stadthagen käuflich erworben (kein Mietmodell), im eigenen Rechenzentrum installiert und von der Stadt Stadthagen betrieben (keine Cloud-Lösung).

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Unbekannt

Möglichkeit zur Verlängerung der Serviceleistungen (siehe 5.2) des EVB-IT-Vertrags.

4
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Rathauspassage 1
31655
Stadthagen
Deutschland
DE928

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

---
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Eine detaillierte Projektplanung inkl. Meilenstein- und Zeitplanung ist zwischen Auftraggeber und Auf-
tragnehmer einvernehmlich abzustimmen.

Servicelaufzeiten werden für die Dauer von mindestens 48 Monaten (Mindestvertragsdauer) vereinbart. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn dieser nicht vom Auftraggeber gekündigt wird. Die max. Vertrags-laufzeit beträgt 8 Jahre.

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Entfällt

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Zulässig
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXS0Y6VYTT0W6TMZ

Einlegung von Rechtsbehelfen

Erkennt ein Unternehmen einen Verstoß gegen Vergabevorschriften im vorliegenden Verga-beverfahren, ist dies innerhalb ab 10 Tagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Unabhängig hiervon müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die bereits aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen ebenfalls innerhalb dieser Frist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Werden diese Obliegenheiten nicht beachtet, ist ein Antrag auf Nachprüfung gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GWB unzulässig. Teilt der Auftraggeber auf eine Rüge eines Unternehmens mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann hiergegen ein Antrag auf Nachprüfung bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden. Der Antrag ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach dem Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Weitere Angaben

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Der Auftraggeber wickelt das gesamte Vergabeverfahren in elektronischer Form über die Vergabeplattform DTVP ab. Insbesondere die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern/Bietern wird in elektronischer Form über den Projektraum des Verfahrens erfolgen.

Die von Unternehmen gegebenenfalls im Verlauf des Verfahrens erbetenen personenbezogenen Daten werden nach den Vorschriften des Datenschutzrechts im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Mit der Teilnahme am Verfahren erklären sich Unternehmen hiermit einverstanden. Soweit Unternehmen im Rahmen des Verfahrens dem Auftraggeber personenbezogene Daten von Dritten (Mitarbeiter, Nachunternehmer, Mitglieder einer Bietergemeinschaft, Referenzgeber) übermitteln, sind sie für das Vorliegen der jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Einwilligung der Dritten selbst verantwortlich.

Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch in Textform. Die erforderliche Signatur gem. § 126b BGB wird in diesem Zusammenhang als "Containersignatur" automatisch über das "cosinex Bietertool" abgegeben. Die "Willenserklärung" erfolgt dadurch je Angebot, sodass sich jeder Bieter automatisch an seine hochgeladenen Dokumente bindet. Eine gesonderte Dokumentensignatur ist nicht erforderlich. Sollten Signaturmöglichkeiten in Dokumenten vorgesehen seien, handelt es sich um Standarddokumente, Die Signatur ist nicht zwingend erforderlich.

Sämtliche Vertragsbedingungen eines möglichen Auftragnehmers werden abgelehnt, sofern diesen nicht ausdrücklich zugestimmt wird.

Das Vergabeverfahren wird im Namen und im Auftrag der Stadt Stadthagen durchgeführt. Die Vergabestelle des Landkreises Schaumburg ist hierbei nur beratend und als ausführende Stelle tätig.

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Nebenangebote

Nicht zulässig

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Der Auftraggeber behält sich vor, von Bewerbern bzw. Bietern unter Einhaltung des Transparenz- und Gleichbehandlungsgebotes gemäß § 56 Abs. 2 VgV Unterlagen nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachforderung von Unterlagen besteht jedoch nicht.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

3
5
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Ort der Angabe der Eignungskriterien

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Referenz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bewerber hat mindestens eine Referenz aus dem Zeitraum ab dem 01.01.2023 vorzulegen. Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS?Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen. Erforderlich sind mindestens 100 aktive DMS?Anwender in der benannten Verwaltung.

Hinweise / Ausschlussgründe:
Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen.
Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz und damit zum Ausschluss des Bewerbers vom weiteren Verfahren. Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i. V. m. § 6 Abs. 3 DSGVO sowie §§ 97 ff. GWB sind Bewerber verpflichtet, die geforderten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen. Werden die Angaben nicht gemacht, kann der Teilnahmeantrag nach den vergaberechtlichen Vorschriften vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Sprachkenntnis (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C2 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Gesetzliche Ausschlussgründe (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es ist eine Erklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123, 124 GWB (schwere Verfehlung, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellen) sowie ggf. über Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB abzugeben.

Auf Anforderung sind die entsprechenden Nachweise/Unbedenklichkeitsbescheinigungen vorzulegen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Eigenerklärung zum fehlenden Russlandbezug der Leistungen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es ist eine Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nicht-vorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der Verordnung (EU) 2022/576 (Russlandbezug) abzugeben.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Spezifischer Jahresumsatz

Umsatzentwicklung leitungsbezogener Bereich - Geben Sie den anteiligen Jahresumsatz Ihres Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre an. Der anteilige Jahresumsatz bezieht sich hierbei ausschließlich auf DMS-Leistungen (z.B. Lizenzen, Dienstleistungen, Wartungseinnahmen), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.

Maximale Punktzahl 200 Pkt.

Jahresumsatz ist nachvollziehbar steht in einem angemessenen Verhältnis zum Projektvolumen (der Jahresumsatz des letzten Geschäftsjahres wird bewertet):
Jahresumsatz DMS-Leistungen > 10 Mio. EUR = 100%
Jahresumsatz DMS-Leistungen > 5 Mio. EUR = 75%
Jahresumsatz DMS-Leistungen > 3 Mio. EUR = 50%
Jahresumsatz DMS-Leistungen > 1 Mio EUR = 25%
Sonst = 0%

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
2,50

Eignungskriterium

Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Anzahl Mitarbeitende DMS - Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers.

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
1,25

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Arbeiten

Projekterfahrung DMS - Projekt- und Implementierungserfahrung des Bewerbers, mit der in der folgenden Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Bewerber mit Projekterfahrung > 7 Jahre mit angebotenem DMS-Produkt = 100%
Bewerber mit Projekterfahrung ? 5 und ? 7 Jahre mit angebotenem DMS-Produkt = 75%
Bewerber mit Projekterfahrung ? 1 und < 5 Jahre mit angebotenem DMS-Produkt = 50%
Bewerber mit Projekterfahrung < 1 Jahr mit angebotenem DMS-Produkt = 0%

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
1,25

Eignungskriterium

Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Personalprofil der Projektleitung - Beschreibung von Personalprofilen - Projektleiter
Bitte benennen Sie Personen, deren Einsatz im Projekt geplant ist und beschreiben Sie deren Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte). Bitte beachten Sie hierbei folgende Informationen:

Die Rolle des Projektleiters findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind:
- Erfahrungen in der Führung von Projekten zur Einführung und Implementierung von Dokumenten Management Systemen
- Fundierte Kenntnisse etablierter Methoden im Projektmanagement
- Fundierte Erfahrung im Qualitätsmanagement
- Erfahrung im Umgang mit gängigen Office- und Projektplanungswerkzeugen (u.a. MS-Office, MS-Viso)

Es ist mindestens 1 Projektleiter zu benennen, eine Vertretung ist sicherzustellen.

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Der Bieter hat 1 Projektleiter sowie 1 Stellvertreter benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist in hohem Maße erfüllt = 100%
Der Bieter hat 1 Projektleiter sowie 1 Stellvertreter benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nur in durchschnittlichem Maße erfüllt = 50%
Der Bieter hat 1 Projektleiter sowie 1 Stellvertreter benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nur in geringem Maße erfüllt = 25%
Der Bieter hat 1 Projektleiter sowie 1 Stellvertreter benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nicht erkennbar = 0%

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
1,25

Eignungskriterium

Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen

Personalprofil Experte DMS-Anwendung - Beschreibung von Personalprofilen - Experte DMS-Anwendung

Bitte benennen Sie Personen, deren Einsatz im Projekt geplant ist und beschreiben Sie deren Ausbildung, Qualifikation, Erfahrungen und Fachkenntnisse (nachgewiesen durch persönliche Referenzprojekte). Bitte beachten Sie hierbei die folgenden Informationen:

Die Rolle des DMS-Anwendungsexperten findet Berücksichtigung, falls folgende Kriterien erfüllt sind:
- Fundierte Erfahrung in den Funktionen des DMS-Systems
- Fundierte Erfahrung in der Implementierung von DMS-Workflows
- Erfahrung in der Implementierung von Aktenplänen

Es sind mindestens 2 DMS-Anwendungsexperten zu benennen.

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Der Bieter hat 2 DMS-Experten benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist in hohem Maße erfüllt = 100%
Der Bieter hat 2 DMS-Experten benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nur in durchschnittlichem Maße erfüllt = 50%
Der Bieter hat 2 DMS-Experten benannt. Die Qualifizierung der benannten Mitarbeitenden für das Projekt ist nur in geringem Maße erfüllt = 25%
Der Bieter hat weniger als 2 DMS-Experten benannt = 0%

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
1,25

Eignungskriterium

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Fortlaufende Qualifikation - Fortlaufende Qualifikation
Stellen Sie dar, ob und wie Sie Ihr vorgesehenes Personal über die Vertragslaufzeit fortqualifizieren, um die vertraglich geschuldeten Leistungen sicherzustellen.

Antwort: Darstellung
Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf maximal 2 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5.

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Der Bieter verfügt über ein Qualifizierungsverfahren. Das beschriebene Verfahren scheint geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit optimal sicherzustellen. Das beschriebene Qualifizierungsverfahren berücksichtigt auch das Erkennen und Umsetzen von Optimierungspotenzialen = 100%
Der Bieter verfügt über ein Qualifizierungsverfahren. Das beschriebene Verfahren scheint geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit ausreichend sicherzustellen = 50%
Das beschriebene Qualifizierungsverfahren scheint nicht geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit sicherzustellen = 0%

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
1,25

Eignungskriterium

Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten

Mitarbeitertausch - Mitarbeiteraustausch
Beschreiben Sie, wie neues Personal im Falle des Mitarbeiteraustausches in das Projekt eingearbeitet und qualifiziert wird.

Antwort: Darstellung
Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung auf maximal 2 DIN A4 Seiten,
Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5

Maximale Punktzahl 110 Pkt.

Der Bieter verfügt über ein Qualifizierungsverfahren sowie über ein Verfahren zum Mitarbeiteraustausch. Die beschriebenen Verfahren scheinen geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit optimal sicherzustellen. Das beschriebene Qualifizierungsverfahren berücksichtigt auch das Erkennen und Umsetzen von Optimierungspotenzialen = 100%
Der Bieter verfügt über ein Verfahren zum Mitarbeiteraustausch. Das beschriebene Verfahren scheint geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit ausreichend sicherzustellen = 75%
Verfahren zum Mitarbeiteraustausch wird nicht beschrieben. Das beschriebene Verfahren zum Mitarbeiteraustausch scheint nicht geeignet, die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen über die Laufzeit sicherzustellen = 0%

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
1,25

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Arbeiten

Referenz 1 - Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS?Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen.
Hinweise:
Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen.
Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz.
Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i. V. m. § 6 Abs. 3 DSGVO sowie §§ 97 ff. GWB sind Bewerber verpflichtet, die geforderten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen.

- Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Alle Angaben vorhanden = 100%
sonst = 0%
Hinweis:
Fehlende Angaben zu Namen, Telefonnummer oder E-Mail führen zur Nichtbewertung der ganzen Referenz, da die gemachten Angaben nicht nachprüfbar sind.

- Verwaltungsart

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Stadtverwaltung bzw. kreisfreie Stadt = 100%
andere Kommunalverwaltung = 25%

- Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe)

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

? 250 Mitarbeiter*innen = 100%
? 150 Mitarbeiter*innen = 75%
? 100 Mitarbeiter*innen = 50% %
< 100 Mitarbeiter*innen = 25%

- Der Vertragsabschluss zwischen DMS-Lieferanten/Anbieter und Auftraggeber erfolgte im Jahr:

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Vertragsabschluss ? 2023 = 100 %
Vertragsabschluss ? 2021 = 50 %.
Vertragsabschluss < 2021= 0%

- Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten.

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

> 200 = 100%
> 100 und ? 200 = 75%
> 50 und ? 100 = 50%
? 50 = 25%

- Bei der Referenz wird ein kommunaler Aktenplan im DMS verwendet.

Maximale Punktzahl 200 Pkt.

Ein kommunaler Aktenplan wurde vollständig umgesetzt und produktiv genutzt = 100%
Ein kommunaler Aktenplan wird eingesetzt, jedoch nur teilweise umgesetzt oder ohne produktive Nutzung = 25%
In der Referenz wird kein kommunaler Aktenplan eingesetzt oder der Einsatz ist nicht nachweisbar = 0%

- Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben:

Maximale Punktzahl 200 Pkt.

Inuvika OVD (Open Virtual Desktop) Umgebung = +50%
Hochverfügbarkeit über Proxmox-Cluster (Proxmox Server Solutions GmbH) = +50%

- Bei der Referenz wurden folgende Fachverfahren bereits in die dort eingesetzte DMS-Lösung integriert (Fachverfahrensschnittstelle vorhanden). Die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend.

Maximale Punktzahl 400 Pkt.

Fachverfahren 1 = +25 %
Fachverfahren 2 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %

- Integration in MS Office und MS Outlook

Maximale Punktzahl 300 Pkt.

Integration in MS Office = +50%
Integration in MS Outlook = +50%

- Integration in Open-Source Office- und Mail-Programmen

Maximale Punktzahl 400 Pkt.

Integration in Open-Source Office Anwendungen, Name der Open-Source Office-Anwendunge zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = 50%
Integration in Open-Source Mail Anwendungen, Name der Open-Source Mail-Anwendung(en) zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = +50%

- Sind weitere Fachverfahren bei der Referenz mit der dort eingesetzten DMS-Lösung integriert worden?
Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet. Ebenso werden individuell auf den Kunden programmierte Lösungen nicht dazugezählt. Eine Doppelnennung zu lfd. Nr. 4.8 wird nicht gewertet.

Maximale Punktzahl 400 Pkt.

Fachverfahren 1 = +25 %
Fachverfahren 2 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %
Fachverfahren 4 = +25 %

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
30,00

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Arbeiten

Referenz 2 - Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS?Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen.
Hinweise:
Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen.
Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz.
Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i. V. m. § 6 Abs. 3 DSGVO sowie §§ 97 ff. GWB sind Bewerber verpflichtet, die geforderten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen.

- Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Alle Angaben vorhanden = 100%
sonst = 0%
Hinweis:
Fehlende Angaben zu Namen, Telefonnummer oder E-Mail führen zur Nichtbewertung der ganzen Referenz, da die gemachten Angaben nicht nachprüfbar sind.

- Verwaltungsart

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Stadtverwaltung bzw. kreisfreie Stadt = 100%
andere Kommunalverwaltung = 25%

- Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe)

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

? 250 Mitarbeiter*innen = 100%
? 150 Mitarbeiter*innen = 75%
? 100 Mitarbeiter*innen = 50%
< 100 Mitarbeiter*innen = 25%

- Der Vertragsabschluss zwischen DMS-Lieferanten/Anbieter und Auftraggeber erfolgte im Jahr:

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Vertragsabschluss ? 2023 = 100 %
Vertragsabschluss ? 2021 = 50 %.
Vertragsabschluss < 2021= 0%

- Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten.

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

> 200 = 100%
> 100 und ? 200 = 75%
> 50 und ? 100 = 50%
? 50 = 25%

- Bei der Referenz wird ein kommunaler Aktenplan im DMS verwendet.

Maximale Punktzahl 200 Pkt.

Ein kommunaler Aktenplan wurde vollständig umgesetzt und produktiv genutzt = 100%
Ein kommunaler Aktenplan wird eingesetzt, jedoch nur teilweise umgesetzt oder ohne produktive Nutzung = 25%
In der Referenz wird kein kommunaler Aktenplan eingesetzt oder der Einsatz ist nicht nachweisbar = 0%

- Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben:

Maximale Punktzahl 200 Pkt.

Inuvika OVD (Open Virtual Desktop) Umgebung = +50%
Hochverfügbarkeit über Proxmox-Cluster (Proxmox Server Solutions GmbH) = +50%

- Bei der Referenz wurden folgende Fachverfahren bereits in die dort eingesetzte DMS-Lösung integriert (Fachverfahrensschnittstelle vorhanden). Die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend.

Maximale Punktzahl 400 Pkt.

Fachverfahren 1 = +25 %
Fachverfahren 2 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %

- Integration in MS Office und MS Outlook

Maximale Punktzahl 300 Pkt.

Integration in MS Office = +50%
Integration in MS Outlook = +50%

- Integration in Open-Source Office- und Mail-Programmen

Maximale Punktzahl 400 Pkt.

Integration in Open-Source Office Anwendungen, Name der Open-Source Office-Anwendunge zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = 50%
Integration in Open-Source Mail Anwendungen, Name der Open-Source Mail-Anwendung(en) zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = +50%

- Sind weitere Fachverfahren bei der Referenz mit der dort eingesetzten DMS-Lösung integriert worden?
Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet. Ebenso werden individuell auf den Kunden programmierte Lösungen nicht dazugezählt. Eine Doppelnennung zu lfd. Nr. 4.8 wird nicht gewertet.

Maximale Punktzahl 400 Pkt.

Fachverfahren 1 = +25 %
Fachverfahren 2 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %
Fachverfahren 4 = +25 %

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
30,00

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Arbeiten

Referenz 3 - Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS?Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen.
Hinweise:
Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen.
Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz.
Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i. V. m. § 6 Abs. 3 DSGVO sowie §§ 97 ff. GWB sind Bewerber verpflichtet, die geforderten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen.

- Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Alle Angaben vorhanden = 100%
sonst = 0%
Hinweis:
Fehlende Angaben zu Namen, Telefonnummer oder E-Mail führen zur Nichtbewertung der ganzen Referenz, da die gemachten Angaben nicht nachprüfbar sind.

- Verwaltungsart

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Stadtverwaltung bzw. kreisfreie Stadt = 100%
andere Kommunalverwaltung = 25%

- Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe)

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

? 250 Mitarbeiter*innen = 100%
? 150 Mitarbeiter*innen = 75%
? 100 Mitarbeiter*innen = 50% %
< 100 Mitarbeiter*innen = 25%

- Der Vertragsabschluss zwischen DMS-Lieferanten/Anbieter und Auftraggeber erfolgte im Jahr:

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

Vertragsabschluss ? 2023 = 100 %
Vertragsabschluss ? 2021 = 50 %.
Vertragsabschluss < 2021= 0%

- Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten.

Maximale Punktzahl 100 Pkt.

> 200 = 100%
> 100 und ? 200 = 75%
> 50 und ? 100 = 50%
? 50 = 25%

- Bei der Referenz wird ein kommunaler Aktenplan im DMS verwendet.

Maximale Punktzahl 200 Pkt.

Ein kommunaler Aktenplan wurde vollständig umgesetzt und produktiv genutzt = 100%
Ein kommunaler Aktenplan wird eingesetzt, jedoch nur teilweise umgesetzt oder ohne produktive Nutzung = 25%
In der Referenz wird kein kommunaler Aktenplan eingesetzt oder der Einsatz ist nicht nachweisbar = 0%

- Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben:

Maximale Punktzahl 200 Pkt.

Inuvika OVD (Open Virtual Desktop) Umgebung = +50%
Hochverfügbarkeit über Proxmox-Cluster (Proxmox Server Solutions GmbH) = +50%

- Bei der Referenz wurden folgende Fachverfahren bereits in die dort eingesetzte DMS-Lösung integriert (Fachverfahrensschnittstelle vorhanden). Die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend.

Maximale Punktzahl 400 Pkt.

Fachverfahren 1 = +25 %
Fachverfahren 2 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %

- Integration in MS Office und MS Outlook

Maximale Punktzahl 300 Pkt.

Integration in MS Office = +50%
Integration in MS Outlook = +50%

- Integration in Open-Source Office- und Mail-Programmen

Maximale Punktzahl 400 Pkt.

Integration in Open-Source Office Anwendungen, Name der Open-Source Office-Anwendunge zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = 50%
Integration in Open-Source Mail Anwendungen, Name der Open-Source Mail-Anwendung(en) zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = +50%

- Sind weitere Fachverfahren bei der Referenz mit der dort eingesetzten DMS-Lösung integriert worden?
Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet. Ebenso werden individuell auf den Kunden programmierte Lösungen nicht dazugezählt. Eine Doppelnennung zu lfd. Nr. 4.8 wird nicht gewertet.

Maximale Punktzahl 400 Pkt.

Fachverfahren 1 = +25 %
Fachverfahren 2 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %
Fachverfahren 4 = +25 %

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Prozentanteil, genau)
30,00

Finanzierung

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

-

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Nicht erforderlich

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung