Referenz 1 - Die Referenz muss eine Kommunalverwaltung betreffen (Stadtverwaltung, Gemeindeverwaltung, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; bei Projekten außerhalb Deutschlands eine vergleichbare Verwaltungsebene) und eine DMS?Einführung mit anschließender produktiver Nutzung nachweisen.
Hinweise:
Kommunale Rechenzentren gelten nicht als Referenz, da sie keine kommunale Verwaltung mit eigenen Verwaltungsaufgaben darstellen.
Fehlende Pflichtangaben (Name der Referenz, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer) führen zur Nichtbewertung der Referenz.
Gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c i. V. m. § 6 Abs. 3 DSGVO sowie §§ 97 ff. GWB sind Bewerber verpflichtet, die geforderten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen.
- Verwaltungsanschrift (Straße/Postfach; PLZ; Ort) und Ansprechpartner*in
Maximale Punktzahl 100 Pkt.
Alle Angaben vorhanden = 100%
sonst = 0%
Hinweis:
Fehlende Angaben zu Namen, Telefonnummer oder E-Mail führen zur Nichtbewertung der ganzen Referenz, da die gemachten Angaben nicht nachprüfbar sind.
- Verwaltungsart
Maximale Punktzahl 100 Pkt.
Stadtverwaltung bzw. kreisfreie Stadt = 100%
andere Kommunalverwaltung = 25%
- Verwaltungsgröße (ohne angeschlossene Eigenbetriebe)
Maximale Punktzahl 100 Pkt.
? 250 Mitarbeiter*innen = 100%
? 150 Mitarbeiter*innen = 75%
? 100 Mitarbeiter*innen = 50% %
< 100 Mitarbeiter*innen = 25%
- Der Vertragsabschluss zwischen DMS-Lieferanten/Anbieter und Auftraggeber erfolgte im Jahr:
Maximale Punktzahl 100 Pkt.
Vertragsabschluss ? 2023 = 100 %
Vertragsabschluss ? 2021 = 50 %.
Vertragsabschluss < 2021= 0%
- Anzahl der aktiven Benutzer*innen, die mit der originären DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten.
Maximale Punktzahl 100 Pkt.
> 200 = 100%
> 100 und ? 200 = 75%
> 50 und ? 100 = 50%
? 50 = 25%
- Bei der Referenz wird ein kommunaler Aktenplan im DMS verwendet.
Maximale Punktzahl 200 Pkt.
Ein kommunaler Aktenplan wurde vollständig umgesetzt und produktiv genutzt = 100%
Ein kommunaler Aktenplan wird eingesetzt, jedoch nur teilweise umgesetzt oder ohne produktive Nutzung = 25%
In der Referenz wird kein kommunaler Aktenplan eingesetzt oder der Einsatz ist nicht nachweisbar = 0%
- Wird die DMS-Lösung bei der Referenz auf folgenden Technologien betrieben:
Maximale Punktzahl 200 Pkt.
Inuvika OVD (Open Virtual Desktop) Umgebung = +50%
Hochverfügbarkeit über Proxmox-Cluster (Proxmox Server Solutions GmbH) = +50%
- Bei der Referenz wurden folgende Fachverfahren bereits in die dort eingesetzte DMS-Lösung integriert (Fachverfahrensschnittstelle vorhanden). Die Art und Weise der Integration ist hierbei nicht ausschlaggebend.
Maximale Punktzahl 400 Pkt.
Fachverfahren 1 = +25 %
Fachverfahren 2 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %
- Integration in MS Office und MS Outlook
Maximale Punktzahl 300 Pkt.
Integration in MS Office = +50%
Integration in MS Outlook = +50%
- Integration in Open-Source Office- und Mail-Programmen
Maximale Punktzahl 400 Pkt.
Integration in Open-Source Office Anwendungen, Name der Open-Source Office-Anwendunge zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = 50%
Integration in Open-Source Mail Anwendungen, Name der Open-Source Mail-Anwendung(en) zwingend notwendig, sonst keine Bewertung = +50%
- Sind weitere Fachverfahren bei der Referenz mit der dort eingesetzten DMS-Lösung integriert worden?
Hinweis: Produkte vergleichbar mit MS Office und Outlook (also Büro oder Mail-Software) werden nicht als Fachverfahren gewertet. Ebenso werden individuell auf den Kunden programmierte Lösungen nicht dazugezählt. Eine Doppelnennung zu lfd. Nr. 4.8 wird nicht gewertet.
Maximale Punktzahl 400 Pkt.
Fachverfahren 1 = +25 %
Fachverfahren 2 = +25 %
Fachverfahren 3 = +25 %
Fachverfahren 4 = +25 %