Im Rahmen dieses Projekts beabsichtigt die Stadt Stadthagen eine vollständige Erneuerung und Modernisierung der gesamten IT-Infrastruktur. Ziel ist es, eine zukunftssichere, leistungsfähige und skalierbare IT-Umgebung zu schaffen, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird. 

Informationen zum Umfang der Arbeiten können dem Leistungsverzeichnis entnommen werden.

Um in die Angebotsphase zu gelangen müssen die Unternehmen folgende Eignungsbedingungen erfüllen:
- Anforderungen an die technische Umsetzung
- Referenzen vergleichbarer Projekte
- mindestens vier festangestellte Mitarbeiter
- festes Projektteam
- Spracherfordernis
- Haftpflichtversicherung
Weitere Informationen zu den Eignungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

In die Angebotsphase können maximal 20 Unternehmen gelangen. Sollten sich mehr als 20 Unternehmen für die Angebotsphase qualifizieren entscheidet das Los.

Um in die Angebotsphase gelangen zu können muss zwingend die Geheimhaltungsvereinbarung ausgefüllt eingereicht werden.

In der Angebotsphase werden die zur Angebotsphase eingeladenen Unternehmen die Möglichkeit haben sich die momentan eingesetzte IT-Infrastruktur anzuschauen. Die genauen Termine werden Ihnen mit Angebotsaufforderung mitgeteilt. Daher bitten wir Sie vorab bereits, dass Sie sich entsprechenden Zeiten in der Angebotsphase frei halten.

Die Lieferung der Hardware soll bis zum 07.11.2025 erfolgen. Anschließend sind 3 Wochen für die Implementierung vorgesehen, die bis zum 28.11.2025 abgeschlossen sein soll, damit zum 01.12.2025 in den Echtbetrieb für die Verwaltung übergegangen werden kann.

Erkennt ein Unternehmen einen Verstoß gegen Vergabevorschriften im vorliegenden Verga-beverfahren, ist dies innerhalb ab 10 Tagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Unabhängig hiervon müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die bereits aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen ebenfalls innerhalb dieser Frist gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Werden diese Obliegenheiten nicht beachtet, ist ein Antrag auf Nachprüfung gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GWB unzulässig. Teilt der Auftraggeber auf eine Rüge eines Unternehmens mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann hiergegen ein Antrag auf Nachprüfung bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden. Der Antrag ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach dem Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Der Auftraggeber wickelt das gesamte Vergabeverfahren in elektronischer Form über die Vergabeplattform DTVP ab. Insbesondere erfolgen die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern/Bietern sowie die Einreichung von Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten ausschließlich in elektronischer Form über den Projektraum des Verfahrens.

Die von Unternehmen gegebenenfalls im Verlauf des Verfahrens erbetenen personenbezogenen Daten werden nach den Vorschriften des Datenschutzrechts im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Mit der Teilnahme am Verfahren erklären sich Unternehmen hiermit einverstanden. Soweit Unternehmen im Rahmen des Verfahrens dem Auftraggeber personenbezogene Daten von Dritten (Mitarbeiter, Nachunternehmer, Mitglieder einer Bietergemeinschaft, Referenzgeber) übermitteln, sind sie für das Vorliegen der jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Einwilligung der Dritten selbst verantwortlich.

Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch in Textform. Die erforderliche Signatur gem. § 126b BGB wird in diesem Zusammenhang als "Containersignatur" automatisch über das "cosinex Bietertool" abgegeben. Die "Willenserklärung" erfolgt dadurch je Angebot, sodass sich jeder Bieter automatisch an seine hogeladenen Dokumente bindet. Eine gesonderte Dokumentensignatur ist nicht erforderlich. Sollten Signaturmöglichkeiten in Dokumenten vorgesehen seien, handelt es sich um Standarddokumente, Die Signatur ist nicht zwingend erforderlich.

Sämtliche Vertragsbedingungen eines möglichen Auftragnehmers werden abgelehnt, sofern diesen nicht ausdrücklich zugestimmt wird.

Das Vergabeverfahren wird im Namen und im Auftrag der Stadt Stadthagen durchgeführt. Die Vergabestelle des Landkreises Schaumburg ist hierbei nur beratend und als ausführende Stelle tätig.

Um in die Angebotsphase zu gelangen müssen die Unternehmen folgende Eignungsbedingungen erfüllen:
- Anforderungen an die technische Umsetzung
- Referenzen vergleichbarer Projekte
- mindestens vier festangestellte Mitarbeiter
- festes Projektteam
- Spracherfordernis
- Haftpflichtversicherung
Weitere Informationen zu den Eignungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

In die Angebotsphase können maximal 20 Unternehmen gelangen. Sollten sich mehr als 20 Unternehmen für die Angebotsphase qualifizieren entscheidet das Los.

Um in die Angebotsphase gelangen zu können muss zwingend die Geheimhaltungsvereinbarung ausgefüllt eingereicht werden.

In der Angebotsphase werden die zur Angebotsphase eingeladenen Unternehmen die Möglichkeit haben sich die momentan eingesetzte IT-Infrastruktur anzuschauen. Die genauen Termine werden Ihnen mit Angebotsaufforderung mitgeteilt. Daher bitten wir Sie vorab bereits, dass Sie sich entsprechende Zeiten in der Angebotsphase frei halten.

Die Lieferung der Hardware soll bis zum 07.11.2025 erfolgen. Anschließend sind 3 Wochen für die Implementierung vorgesehen, die bis zum 28.11.2025 abgeschlossen sein soll, damit zum 01.12.2025 in den Echtbetrieb für die Verwaltung übergegangen werden kann.

Der Auftraggeber behält sich vor, von Bewerbern bzw. Bietern unter Einhaltung des Transparenz- und Gleichbehandlungsgebotes gemäß § 56 Abs. 2 VgV Unterlagen nachzufordern. Ein Anspruch auf Nachforderung von Unterlagen besteht jedoch nicht.

Einzureichende Unterlagen:
- Tariftreuerklärung gem. §4 NTVergG ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Es ist eine Erklärung über die Zahlung des Mindestlohns (Tariftreueerklärung §4 NTVergG) mit dem Angebot einzureichen.