Verfahrensangaben

Durchschnittlicher Stundenlohn

Agenturprovision

Ideenkonzept einschl. Arbeitsproben und Pitch

Zum Nachweis der fachlichen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Fachkunde), hat der Bieter seinen Angebotsunterlagen eine Darstellung von Referenzaufträgen der letzten fünf Jahre (Stichtag 01.01.2026) beizufügen. Diese Darstellung muss die Auftragsabwicklung von mindestens vier vergleichbaren Marketingmaßnahmen unter Angabe von Auftraggeber, Ansprechpartner (inkl. Kontaktdaten), Auftragswert und Leistungszeitraum beinhalten. Der Leistungszeitraum muss nicht abgeschlossen sein. Eine kurze Erläuterung und/oder
Auszüge als Nachweis zu den umgesetzten Maßnahmen sind beizufügen. Die entsprechenden Daten können
in den Angaben zur Firma und zum Firmenprofil unter Punkt VII. Referenzen angegeben werden (Vordruck
ist beigefügt).
Als vergleichbare Referenzen gelten solche, die folgende Kriterien erfüllen:
- Die angegebenen Referenzen müssen in Bezug auf das Auftragsvolumen mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sein. Als Vergleich werden Aufträge, die aus mehreren Marketingmaßnahmen bei einem Auftraggeber in einem Zeitraum von 2 Jahren bestehen und insgesamt einen
Auftragswert von mindestens 400.000,00 EUR (netto) aufweisen, und einzelne Aufträge mit einem Auftragswert von mindestens 200.000,00 EUR (netto) angesehen (vgl. 1.5 Auftragsvolumen).
- Die angegebenen Referenzen müssen in Bezug auf das hier ausgeschriebene Produktportfolio vergleichbar sein (siehe auch Leistungsbeschreibung - Fachlicher Teil (Teil B)). Als vergleichbar gelten
Aufträge, die mindestens eine der folgenden Leistungsbestandteile beinhalten:
o Strategische, adressatengerechte Konzeption
o Kommunikationsmaßnahmen (Social Media, Influencer:innen, Content Creators)
o Zielgruppenspezifisches Marketing (z. B. Inklusion, Migration, Binnenmarketing, usw.)
o Dialog- und Beteiligungsformate (Informationsveranstaltungen an Schulen, Messen, usw.)
Zusätzlich ist eine Auswahl selbst produzierter Inhalte (Posts) zu vergleichbaren Kampagnen oder Themen
zwecks Erhöhung der Reichweite und Interaktion auf Instagram und TikTok, usw. einzureichen. Darunter
mindestens:
- zwei Reels
- zwei klassische Beiträge (Carousels)
- zwei Storys
- zwei Insta-Ads
Die Referenzdarstellungen werden nicht bewertet und dienen ausschließlich der Überprüfung der Leistungsfähigkeit des Bieters (§ 46 VgV). Sollten die Referenzdarstellungen bei Angebotsabgabe, bzw. auch auf Nachforderung der Vergabestelle nicht vorgelegt werden, ist das Angebot gem. § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV von der
Wertung auszuschließen. Ausgeschlossen werden ebenfalls Angebote, die nicht mindestens vier Referenzen
benannt haben, welche jeweils die o.g. Anforderungen erfüllen.

Zur Feststellung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter in dem Vordruck "Angaben zur Firma und zum Firmenprofil" - sofern möglich - auch Angaben hinsichtlich der Bonität des Unternehmens (insbesondere der Geschäftskontenführung, der finanziellen Gesamtverhältnisse, des Vorliegens
von Beanstandungen in der Geschäftsbeziehung zum Kreditinstitut, des Eingehens von erfüllbaren Verpflichtungen und der Zahlung von fälligen Rechnungen) und - sofern entsprechende Angaben verfügbar sind -
des Umsatzes (Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist sowie Gesamtumsatz) der
letzten drei abgeschlossenen Jahre zu machen.
Können die vorstehenden Angaben aufgrund einer Neugründung des Unternehmens oder aus einem anderen berechtigten Grund noch nicht (vollständig) getätigt werden, hat der Bieter zum Nachweis seiner Bonität
mit Angebotsabgabe eine entsprechende Erklärung seines Kreditinstituts vorzulegen.
Der Bieter hat in dem Vordruck "Angaben zur Firma und zum Firmenprofil" des Weiteren Angaben zur Unternehmensgröße, zur Service- und Vertriebsstruktur, zum Personalbestand sowie zum Nichtvorliegen von
Ausschlussgründen zu machen.

Mit den Angebotsunterlagen muss der Bieter die folgenden Angaben vorlegen:
- Kurzvorstellung der gesamten Projektleitung sowie Nachweis in Form der Darstellung von Qualifikation und Berufserfahrung, der einzelnen Projektleitungsmitglieder.
- Kurzdarstellung des für die Umsetzung des ausgeschriebenen Leistungsinhaltes vorgesehenen
Teams, inkl. der Aufgabenverteilung sowie der jeweiligen Qualifikation und Berufserfahrung.
Des Weiteren müssen die nachstehenden Mindestanforderungen mit Nachweisen erfüllt werden:
- mindestens zwei festangestellte Mitarbeiter/innen des Bieters verfügen über eine abgeschlossene/s relevante/s Ausbildung/Studium im Bereich Medienkommunikation und -management,
Marketing, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikations- oder Medienwissenschaft oder
vergleichbar.
- mindestens ein festangestellter Mitarbeiter/in des Bieters verfügt über eine abgeschlossene/s relevante/s Ausbildung/Studium als Mediengestalter/in (Bild/Ton) oder vergleichbar.
- mindestens ein festangestellter Mitarbeiter/in des Bieters verfügt über eine abgeschlossene/s relevante/s Ausbildung/Studium als Mediengestalter/in (Print/Digital) oder Grafikdesigner/in oder
vergleichbar.
Der Bieter hat die Erfüllung der oben genannten Anforderungen zwingend durch die Vorlage der ausgefüllten und den Vergabeunterlagen beigefügten "Eigenerklärung zur Einhaltung der Mindestanforderungen an
das eingesetzte Personal" nachzuweisen. Wird diese Erklärung nicht ausgefüllt vorgelegt, führt dies zum
Ausschluss des Angebots.

Der Bieter hat mit Angebotsabgabe neben dem Ideenkonzept und den Arbeitsproben auch die Präsentationsunterlagen für den Pitch einzureichen. Im Rahmen des Pitch dürfen nur die mit dem Angebot eingereichten Dokumente präsentiert werden
Das Ideenkonzept sowie die Arbeitsproben sind nach Ablauf der Angebotsfrist im Rahmen eines Pitch durch
die Projektverantwortlichen der Agentur in einer Präsenzvorstellung in den Räumlichkeiten des MU (Archivstr. 2 in 30169 Hannover) vorzustellen. Das Medium für den Pitch ist frei wählbar, darf jedoch maximal 30
Minuten betragen. Für den gesamten Pitch sind bis zu 45 Minuten vorzusehen, davon bis zu 30 Minuten
für die Vorstellung und 15 Minuten für ergänzende Fragen der Jury.
Besondere technische Anforderungen zum Präsentationstermin sind bis spätestens sieben Tage vor dem
Termin mit dem Auftraggeber zu klären. Die Pitches werden voraussichtlich in den Kalenderwochen
25/2026 und 26/2026 durchgeführt. Die Bieter werden gebeten, sich Termine innerhalb des genannten Zeit?raums freizuhalten. Das individuelle Datum/Uhrzeit je Bieter für die persönliche Präsentation wird im Nachgang zur Angebotsfrist abgestimmt. Die Einladung hierzu erfolgt im Nachgang zur Angebotsabgabe durch
das LZN.
Die Teilnahme am Pitchtermin ist verpflichtender Bestandteil des Vergabeverfahrens. Erscheint ein Bieter
aus selbstverschuldeten Gründen nicht, führt dies zwingend zum Ausschluss seines Angebots aus der weiteren Wertung. Darüber hinaus werden Angebote von der weiteren Wertung ausgeschlossen, wenn innerhalb
des Pitch erkennbar ist, dass das Angebot durch den Pitch ausgeweitet wird (z.B. werden im Pitch Maßnahmen o.ä. genannt, die nicht im schriftlich eingereichten Angebot genannt wurden). Es sind ausdrücklich nur
erläuternde Darstellungen zu den vorab eingereichten Angebotsunterlagen innerhalb des Pitch gestattet.
Das Ideenkonzept mit den Arbeitsproben und der Pitch bilden die Grundlage für die qualitative Bewertung
des Angebots.
Sofern das Ideenkonzept, einschl. Arbeitsproben, Fahrplan und den Präsentationsunterlagen nicht zusam?men mit den Angebotsunterlagen des Bieters eingereicht werden, werden sie nicht nachgefordert, da es
sich hierbei um bewertungsrelevante Dokumente handelt. Die Nichtvorlage des Ideenkonzepts, einschl.
Arbeitsproben und Präsentationsunterlagen führt daher zu einem Ausschluss aus der Angebotswertung.
Ebenfalls führt das Erreichen von weniger als 420 Gesamtpunkten/ 9 Einzelpunkten (Schulnote befriedigend) nach Gesamtbewertung in dem Zuschlagskriterium "Ideenkonzept, Arbeitsproben und Pitch" zum Ausschluss aus der Angebotswertung. Die Bewertung eines Unterkriteriums mit weniger als 4 Punkten
führt ebenfalls zum Ausschluss aus der Angebotswertung.
Kriterien der Bewertung
Der Bieter hat sich an der nachstehenden Auflistung für die Erstellung des das Ideenkonzepts, die Arbeits?proben und des Fahrplans zu orientieren. Die Jury wird die Konzepte, Fahrpläne und Arbeitsproben an?hand dieser Ausarbeitungen bewerten (s. dazu auch die Bewertungsmatrix):
Gesamteindruck Pitch
- Team, Kompetenz, Arbeitsweise
- Leistungsfähigkeit (fachlich, organisatorisch, Kapazitäten)
- Verständliche Darstellung und Interaktivität
Darstellung Leitidee/Kernbotschaften
- Originalität und Attraktivität der Leitidee
- Nachvollziehbarkeit, Klarheit
- Adressatengerecht, ansprechend
Strategisches Konzept
- Zielgruppenanalyse und Ansprache
- Kreativität Kampagnenstrategie
- Nachvollziehbarkeit der Strategie für die Zielgruppe "junge Menschen" für Energie- und Klimaberufe
- Bausteine und Phasen der Kampagne
- Maßnahmen zur Aktivierung und Beteiligung
Medien-Strategie
- Auswahl geeigneter Kommunikationskanäle
- Digitale Strategie (Reichweite, Interaktion, Nachhaltigkeit der Sichtbarkeit)
- Innovationsgrad (z. B. Nutzung neuer Plattformen, Influencer, Gamification)
Netzwerkarbeit, einschl. Kreativansätze
- Analyse bestehender Kampagnen/Projekte in Niedersachsen
- Kooperation mit Schulen und Unternehmen
- Einbindung von Verbänden/Projekten
- Hebung von Synergien
Beschreibung Projektmanagement einschl. grober Zeit- und Budgetplanung für die Gesamtlaufzeit von
5 Jahren
- Startphase, detaillierter 6-Monats-Fahrplan
- Struktur, Prioritäten, Tempo
- Meilensteine
- Erfolgsmessung
Arbeitsproben (Social Media)
Es sollen zwei Beiträge zur Erhöhung der Interaktion und Reichweite zum Thema der hier geplanten Kam?pagne plattformgerecht für Instagram erstellt und eingereicht werden.
Inhalte zur Erhöhung der Reichweite und Interaktion auf Instagram (Stories, Reels, Beiträge/Kachelposts),
Ausarbeitung (Layout, Text) von:
- Vorstellung kreativer Umsetzungsideen
- Passen der Inhalt, Tonalität und Stil zur gewünschten Zielgruppe
- Klarer Aufbau, roter Faden, verständliche Botschaft
- Nutzung von Trends, Sounds, Hashtags, Formatlogik
- Wahrscheinlichkeit, dass Nutzer reagieren (Likes, Kommentare, Teilung)