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In dem anliegenden Dokument finden sich diverse Fragen mit den entsprechenden Antworten.
Weiterhin ist als Anlage die Customer Code Analyse für die Fragen 4, 19 und 42 beigefügt.

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Die Angebotsfrist wird bis zum 30.01 16 Uhr verlängert.

Alle bis zum 16.01.2026 eingegangenen Bieterfragen werden beantwortet.
Bieterfragen, die darüber hinaus eingehen, können nicht mehr beantwortet werden.

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Folgende Frage wurde gestellt:

Den Vergabeunterlagen war kein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung beigefügt.
Gehen wir recht in der Annahme das der Anbieter einen eigenen AVV einreichen kann?

Antwort:
Der Anbieter kann einen eigenen AVV einreichen. Alternativ kann der Entwurf der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission genutzt werden (siehe Anlage).

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Folgende Frage wurde gestellt:

Frage:
Ist davon auszugehen, dass die Personalabrechnung (SAP HCM PY) durch die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg eigenständig durchgeführt wird, oder erfolgt diese zentral durch das Land Niedersachsen bzw. eine landesweite Abrechnungsstelle?
Gehen wir richtig in der Annahme, dass aufgrund des fehlenden Hinweises auf den SAP HCM-Obligoprozessor sowie die SAP-eigene Personalkostenplanung (PKP) in der Leistungsbeschreibung davon auszugehen ist, dass für die in Abschnitt 3.2.2 genannten "Mittelbindungen aus HCM / Personalkosten" eine alternative Eigenlösung bzw. eine manuelle Mittelbindung außerhalb des SAP-Standards (z. B. über Z-Programme oder externe Tools) im Einsatz ist.

Antwort:
Die Personalabrechnung (SAP HCM PY), sowohl für die Beschäftigten als auch die Beamten, erfolgt eigenständig durch die Universität Oldenburg und nicht durch das NLBV.

Für die Erstellung der Mittelbindungen aus HCM sind eigene Z-Programme im Einsatz. Der SAP-HCM Obligoprozessor ist nicht im Einsatz.

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Frage:
Gehen wir Recht in der Annahme, dass nicht die EVB-IT System-AGB gelten, sondern die EVB-IT Dienstleistungs-AGB?

Antwort:
Es gelten die Dienstleistungs-AGB.

Frage:
Werden noch Bieterfragen beantwortet, obwohl die ursprüglich festgelegte Angebotsfrist abgelaufen ist?

Antwort:
Bieterfragen werden noch bis 16.01.2026 beantwortet.

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Folgende Frage wurde gestellt:

Frage:
Im Leistungsverzeichnis heißt es: Die Leistungserbringung ist vor Ort vorgesehen. Remote-Arbeit ist nur nach vorheriger Zustimmung durch die Projektleitung möglich.
Bitte konkretisieren Sie, was unter vor Ort zu verstehen ist:
Bedeutet dies eine durchgehende Präsenz beim Auftraggeber während der gesamten Projektlaufzeit?
Oder reicht es aus, nur an bestimmten Tagen oder zu definierten Meilensteinen vor Ort zu sein?
Gibt es hierzu konkrete Vorgaben oder Mindestanforderungen (z. B. Anzahl Tage pro Woche)?


Antwort:
Grundsätzlich ist die Zusammenarbeit im Projekt im Format "remote" möglich. Hierfür wird ein Remote-Zugriff auf das SAP-System der Universität eingerichtet.
An bestimmten Tagen sowie zu ausgewählten Meilensteinen kann eine Präsenz vor Ort an der Universität erforderlich bzw. sinnvoll sein. Dies betrifft insbesondere Termine wie das Kick-off, Workshops, Schulungen sowie vergleichbare Projektformate. Die Entscheidung über die Durchführung von Terminen in Präsenz erfolgt bedarfsorientiert und in Abstimmung mit der Projektleitung der Universität unter Berücksichtigung der Erfordernisse des Projektteams. Eine konkrete Vorgabe oder Mindestanforderung hinsichtlich der Anzahl der Präsenztage besteht nicht.

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Folgende Fragen wurden gestellt:

1. Welche spezifischen Schmerzpunkte oder Ineffizienzen gibt es derzeit in den externen Buchhaltungsmodulen (FI/FI-AA/VIM), die das neue System angehen sollte?

Antwort:
Die Universität führt einen Brownfield-Ansatz durch, m.a.W. eine Systemkonversion auf S/4HANA, dabei soll das neue S/4HANA-System die Möglichkeit zum Erstellen der Teilbilanzen haben, aber auch effektiver die Steuerberichte, bzw. Steuer(vor)anmeldungen erstellen.

2. Wer sind die wichtigsten Stakeholder, die für die externe Buchhaltung verantwortlich sind, und was sind ihre Erwartungen an die SAP S/4HANA-Umstellung?

Antwort:
Wichtige Stakeholder an der Universität Oldenburg sind die Dezernate Finanzen und Personal. Für das externe Rechnungswesen sind dies insbesondere die Abteilungsleiter*innen des Dezernates Finanzen für Kreditoren,Debitoren, Drittmittelverwaltung sowie die Leitung des Dezernats Finanzen. Sie erwarten, dass die Umstellung reibunglos verläuft, die Geschäftsprozesse sofern nicht durch die Systemkonversion betroffen, unverändert übernommen werden, aber die externe Rechnungslegung, z.B. gegenüber Finanzbehörden oder MWK Niedersachsen effektiver und transparenter verläuft

3. Gibt es Compliance- oder regulatorische Anforderungen speziell für externe Buchhaltung, die im neuen System aufrechterhalten oder verbessert werden müssen?

Antwort:
Wie an jeder Hochschule bestimmen gesetzliche, rechtliche sowie interne Anforderungen und Regeln die externe Rechnungslegung der Hochschule in Analogie zur externen Rechnungslegung von Unternehmen, z.B. gesetzliche, rechtliche und interne Regelungen zur Bilanzierung. Auch sind Steuer(vor)anmeldungen durchzuführen. Zur Risikominimierung ist eine Abteilung innere Revision etabliert, welche Risiken minimieren soll. Gewünscht ist im Rahmen der Systemkonversion die Transparenz zu verbessern und im Rahmen der Konversion soweit nötig die Prozesse zu vereinfachen, dabei sind interne Regelwerke nicht zu verändern.

4. Was sind die wichtigsten geschäftlichen Herausforderungen in der internen Buchhaltung und Steuerung, die das SAP S/4HANA-System lösen sollte?

Antwort:
Im Rahmen der SAP S/4HANA-Systemkonversion an der Universität wird derzeit gem. des SAP Roadmap das Vorprojekt "Neues Hauptbuch" statt, das in das bestehende SAP ECC-System eingebracht wird. Der Bieter hat für das neue S/4HANA-System die Ergebnisse des Projektes "Neues Hauptbuch" zu berücksichtigen, m.a.W. muss das SAP S/4HANA an der Hochschule das neue Hauptbuch und Belegsplitting und die neue Anlagenbuchhaltung beinhalten.

5. Wie wird der Übergang zwischen den Phasen gehandhabt, insbesondere von Implementierung und Testing zu Produktiv und dann zu Hypercare?

Antwort:
Der Übergang zwischen den Phasen erfolgt u.a. über klar definierte Übergabepunkte sowie formale Freigaben durch Verantwortlichkeiten (z.B. Projektleitung des Auftraggebers, Fachbereiche). Der Übergang von "Testing" zu "Produktiv" hat mit einem Cutover-Plan und der Übergang in die Hypercare Phase durch engmaschiges Monitoring der Fehler, Benutzerfeedback, etc. zu erfolgen.

6. Welche spezifischen Unterstützungsniveaus und Reaktionszeiten werden während der Hypercare-Phase erwartet?

Antwort:
Schnelle Problemlösung und Systemüberwachung zur Systemstabilisierung. Transparente Incident-Übersicht sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs nach dem Go-Live durch unterstützenden Support der Keyuser, SAP Basis und Anwendungsbetreuer.

7. Was sind die geplanten Ausfallzeiten und Notfallpläne für den Urknall-Wechsel?

Antwort:
Die Ausfallzeiten und Notfallpläne für den "Big-Bang" sind in Abstimmung und der Erfahrung mit dem Dienstleister zu treffen.
Hierfür ist u.a. ein Cutover-Plan zu definieren.

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Folgende Frage wurde gestellt:

Frage:
Gehen wir Recht in der Annahme, dass nicht die EVB-IT System-AGB gelten, sondern die EVB-IT Dienstleistungs-AGB?

Antwort:
Es gelten die EVB-IT Dienstleistungs AGB.

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Folgende Fragen wurden gestellt:

1. Es werden 6 Profile gefordert, die "nachweislich einen Bezug zum öffentlichen Dienst mit Bezug zu einer deutschen Hochschule" haben. Können Sie bitte klarstellen, ob Erfahrungen im öffentlichen Dienst ausreichend ist oder zwangsläufig für das Eignungskriterium auch bzw. lediglich Erfahrungen an einer Hochschule vorliegen müssen?

Antwort:
Für das Eignungskriterium 2 aus dem Datenblatt "Kontrolliste" ist der Nachweis von Erfahrungen im deutschen Hochschulumfeld gefordert. Im Personalprofil ist das Eignungskriterium weiter eingrenzt worden zu niedersächsischem Hochschulumfeld. Dies ist in diesem Fall ein Fehler in den Unterlagen. Die Eignungskriterium bezieht sich auf den Erfahrungen an deutschen Hochschulen.

2. Sofern Erfahrungen an einer Hochschule vorliegen müssen: Beziehen diese sich ausschließlich auf eine deutsche Hochschule oder sind Erfahrungen an einer deutschsprachigen Hochschule, bspw. in Österreich oder der Schweiz, für das Eignungskriterium als gleichwertig anzusehen?

Antwort:
Die Erfahrungen beziehen sich ausschließlich auf eine deutsche Hochschule.

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Folgende Bieterfrage wurde gestellt:

Können Sie uns mitteilen, auf Grundlage welches Standard-Vertragsmusters der Auftrag erteilt werden soll?

Antwort:
Der Auftrag für das Projekt wird auf Grundlage des EVB-IT Dienstvertrages erteilt.
Die aktuelle Version ist u.a. auf der Webseite des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung zu finden.
(https://www.digitale-verwaltung.de/Webs/DV/DE/aktuelles-service/it-einkauf/evb-it-und-bvb/evb-it/evb-it-node.html)

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Folgende Bieterfrage wurde gestellt:

Aufgrund von geplanten und ungeplanten Abwesenheiten der bei der Erstellung notwendigen Mitarbeiter über die Feiertage, möchten wir um eine Verlängerung der Angebotsfrist bis zum 23.01.2026 bitten.

Antwort:
Aufgrund des geschilderten Sachverhalts, der grundsätzlich alle Bieter betriftt, verlängern wir die Angebotsfrist auf den 23.01.2026. Bieterfragen werden bis zum 09.01.2026 beantwortet.

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