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Hallo,
gern beantworte ich Ihre Frage:

Wir hätten eine kurze Rückfrage bezüglich der Anforderung "Sprache Deutsch ist verbindlich".

Bezieht sich diese Anforderung ausschließlich auf die Angebotsunterlagen, die Präsentation sowie die Kommunikation mit dem Auftraggeber, oder wird erwartet, dass auch das Entwicklungsteam während der Projektdurchführung Deutsch spricht?

Unser Account Management kann die Kommunikation mit Ihnen auf Deutsch übernehmen. Das Entwicklungsteam selbst arbeitet jedoch überwiegend auf Englisch. Wäre eine solche Konstellation für Sie akzeptabel?

Antwort: Die Anforderung bezieht sich auf die Kommunikation mit dem/der Auftraggeber*in sowie auf alle Rahmen des Vergabeverfahrens und der Projektdurchführung bereitgestellten Unterlagen, die Präsentation und Dokumentation.

Sofern es eine deutschsprachige Ansprechperson für die Kommunikation mit dem/der Auftraggeber*in gibt und eine durchgängige Kommunikation in deutscher Sprache sichergestellt ist, stellt für uns ein anderssprachiges Entwicklungsteam kein Problem dar.

Beste Grüße
Diane Andree

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Liebe Bieter*innen,

wir haben in der Ausschreibung den Punkt "Rechte und Prozesse" angepasst. Das Team hat sich nach einem Hinweis noch mal den Punkt "Option zum Ändern des HTML-Codes" angesehen.

Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass eine Bearbeitung des HTML-Codes weder von einem Admin noch von der Redaktion auf unserer Seite erforderlich ist.

Die technische Betreuung und Weiterentwicklung der Website soll grundsätzlich durch die beauftragte Agentur erfolgen.

Kleinere administrative Anpassungen sollen durch die Nutzerrolle auf unserer Seite erfolgen. Weitere Redakteur*innen (wie z. B. Pressesprecher*innen) sollen eigenständig Inhalte und Beiträge erstellen und bearbeiten können, ohne Zugriff auf technische Bestandteile der Website zu erhalten.

Beste Grüße
Diane Andree

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Hallo,
gern beantworte ich Ihre Fragen:
1. Aktuelles CMS (WordPress)
Derzeit nutzen Sie WordPress als Ihr Content-Management-System (CMS). Wir würden gerne besser nachvollziehen können, welche Aspekte der aktuellen Lösung aus Ihrer Sicht nicht zufriedenstellend sind und aus welchen Gründen Sie zusätzlich alternative CMS-Lösungen in Betracht ziehen. Gibt es konkrete funktionale, technische oder organisatorische Anforderungen, die mit WordPress derzeit nicht oder nur eingeschränkt erfüllt werden können?
Antwort: Wir haben die Suche nach einem geeigneten CMS offen gehalten, da wir unterschiedliche Ansätze ermöglichen möchten, um die passende Lösung zu finden. Eine Festlegung auf oder ein Ausschluss bestimmter CMS-Systeme ist nicht vorgesehen.

2. Eingesetzte Plugins und Statistiklösungen
Darüber hinaus bitten wir Sie um einige Informationen zu Ihrer bestehenden WordPress-Installation:
a) Welche Plugins werden derzeit auf Ihrer Website eingesetzt? Handelt es sich dabei ausschließlich um kostenpflichtige Plugins oder werden auch kostenlose Erweiterungen verwendet? Können Sie bitte die Plugins auflisten?
Antwort: Eine Auflistung der derzeit genutzten Plugins erfolgt nicht, da die bestehende Umsetzung nicht Gegenstand der Bewertung ist. Wir bitten alle Interessierten, ihre technische Lösung auf Grundlage der in den Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen zu entwickeln.

b) Falls im Rahmen der Umsetzung des Projekts zusätzliche kostenpflichtige Plugins erforderlich sein sollten: Werden die Kosten für deren Erwerb und die entsprechenden Lizenzen vom Auftraggeber übernommen?
Antwort: Sollten kostenpflichtige Plugins erforderlich sein, bitten wir Sie diese im Angebot transparent darzustellen.

c) Wie wird derzeit die Besucherstatistik Ihrer Website erfasst? Ist die Website beispielsweise an Google Analytics, Google Search Console, Matomo oder ein anderes Analyse- bzw. Tracking-Tool angebunden?
Antwort: Derzeit wird die Zahl der Besucher*innen nicht erfasst. Sofern Analysefunktionen Bestandteil der angebotenen Lösung sind, sind diese im Umsetzungskonzept darzustellen.

Beste Grüße
Diane Andree

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Hallo,
gern beantworten wir Ihre Fragen:
Verstehen wir die Antwort zur Konzeptionsphase richtig, dass die nach Zuschlag stattfindende Feinkonzeption nicht als kostenfreie Leistung erbracht werden soll, sondern deren Aufwand in die Gesamtsumme einzukalkulieren ist - oder wird diese Phase separat nach Aufwand/Tagessätzen vergütet? Wenn die Konzeption nach Zuschlag stattfindet, aber "im Angebot nicht berücksichtigt werden muss", widerspricht das der gängigen Preiskalkulation für uns, denn die Konzeption nach Zuschlag kostet Arbeitszeit.
Antwort: Die Konzeptionsphase wird von uns natürlich vergütet. Da die Dauer nicht absehbar ist, rechnen wir daher nach Stundensätzen ab. Diese sollen aus Gründen der Vergleichbarkeit nicht angegeben werden.

Um welche Software/welchen Anbieter handelt es sich beim bestehenden Buchungs- und Ticketingsystem und stehen hierfür dokumentierte Schnittstellen (REST-API, Iframe etc.) zur Verfügung?
Antwort: Zurzeit nutzen wir das Buchungssystem Smoobu. Ein Iframe steht zur Verfügung. Mit der neuen Website möchten wir auch regiondo nutzen. Dieses ist noch kein Teil der Website.

Da das aktuelle System WordPress ist: Sind direkte Datenbank-Exporte/Imports für die Migration der verbleibenden Seiten/Beiträge möglich, oder soll die Inhaltsübernahme manuell bzw. über Schnittstellen erfolgen?
Antwort: Im Zuge des Relaunchs wollen wir die Inhalte überprüfen, überarbeiten und teilweise neu strukturieren. Es ist davon auszugehen, dass nicht alle bestehenden Inhalte in die neue Website übernommen werden.
Eine abschließende Aussage zur geeigneten Vorgehensweise kann deshalb nicht getroffen werden. Die konkrete Migrationsstrategie ist daher vom Auftragnehmer im Rahmen seines Umsetzungskonzepts vorzuschlagen und mit uns abzustimmen.

Beste Grüße
Diane Andree

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Sehr geehrte Damen und Herren,
im Rahmen unserer Prüfung der Vergabeunterlagen sind einige Fragen aufgekommen, deren Beantwortung uns bei der Einschätzung des vorgesehenen Leistungsumfangs unterstützen würde.
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Veranstaltungskalender
Welche konkreten funktionalen Anforderungen bestehen an den Veranstaltungskalender? Entspricht der gewünschte Leistungsumfang im Wesentlichen dem, was aktuell unter https://www.landesforsten.de/events/ einsehbar ist, oder sind Erweiterungen vorgesehen, wie etwa Filter- und Suchfunktionen nach Region, Zielgruppe oder Veranstaltungstyp, Kartenansichten, Kalender-Exporte (iCal), wiederkehrende Termine oder eine dezentrale Pflege durch einzelne Forstämter?
Ergänzend: Wie werden Veranstaltungen aktuell erfasst und gepflegt, und soll dieser Prozess beibehalten oder im Zuge des Relaunches optimiert werden?

Antwort: Aktuell hat eine kleine Personengruppe (WPZ-Leitungen, Pressesprecher*innen) einen Zugang zur Website und die Möglichkeit ihre Veranstaltungen einzupflegen. Diese Gruppe muss aus unserer Sicht nicht erweitert werden.

Die Erweiterung des Kalenders ist zurzeit nicht vorgesehen.

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SEO-Optimierung
Die Anforderung "Optimierung für SEO-Performance" lässt zwei sehr unterschiedliche Leistungstiefen zu. Uns hilft eine Präzisierung, in welche Richtung die Erwartung geht:
- Technische und strukturelle SEO-Grundlagen: saubere Seitenarchitektur und interne Verlinkung, konsistente Überschriftenhierarchie, sprechende URLs, gepflegte Metadaten, strukturierte Daten, XML-Sitemap und Robots-Steuerung, Ladezeit- und Core-Web-Vitals-Optimierung, mobile Optimierung, Barrierefreiheit sowie ein vollständiges Redirect-Konzept zur Sicherung der bestehenden Rankings im Zuge der Migration.
- Strategischer, inhaltlicher Reichweitenaufbau: darüber hinaus Keyword- und Wettbewerbsrecherche, Entwicklung zielgruppen- und themenspezifischer Landingpages, redaktionelles Content-Konzept und laufende Betreuung mit Monitoring und Reporting.
Ist der Reichweitenaufbau Bestandteil des ausgeschriebenen Leistungsumfangs oder liegt der Fokus zunächst auf den SEO-Grundlagen?

Antwort: Der Fokus liegt zunächst auf den SEO-Grundlagen.
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Migrationsumfang
Für eine belastbare Kalkulation ist unter anderem der zu migrierende Inhaltsumfang entscheidend. Aktuell sind über 300 Seiten indexiert, darunter ein erheblicher Anteil an Beiträgen. Gleichzeitig besteht der Wunsch nach einer Reduzierung der Unterseiten.
- Existiert bereits eine Vorstellung oder Vorarbeit dazu, welche Inhalte übernommen, zusammengeführt oder nicht migriert werden?
- Wird der Umfang gemeinsam im Rahmen eines Content-Audits festgelegt?
- Wie soll mit nicht migrierten Inhalten verfahren werden: Archivierung, Weiterleitung oder ersatzlose Entfernung?

Antwort: Die Verantwortlichen haben eine klare Vorstellung davon, welche Inhalte übernommen, zusammengeführt oder entfernt werden können. Dies benötigt allerdings interne Absprachen, die wir bereits angestoßen haben. Eine gemeinsame Sichtung aller Inhalte ist willkommen. Inhalte dürfen durchaus ersatzlos entfernt werden.
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Konzeptionsphase
Ist im Projektrahmen eine vorgelagerte Konzeptionsphase vorgesehen und budgetär berücksichtigt? Nach unserer Erfahrung ist dies bei Plattformen dieser Größenordnung und Zielgruppenvielfalt ein entscheidendes Fundament: In einer strukturierten Vorkonzeption werden gemeinsam die Zielgruppen und deren jeweilige Bedürfnisse und Nutzungsszenarien geschärft, die übergeordneten Ziele der Plattform definiert und messbar gemacht, der bestehende Content-Bestand gesichtet und bewertet - als Content-Audit und Grundlage für die Entscheidung, welche Inhalte migriert, konsolidiert oder archiviert werden - und daraus eine tragfähige Informationsarchitektur und Navigationslogik abgeleitet.
Genau diese Grundlagen adressiert die Ausschreibung mit der Anforderung einer "klaren, intuitiven Navigation, die die Zielgruppe zum Ergebnis führt". Sie lässt sich aus unserer Sicht jedoch nur dann verlässlich einlösen, wenn Zielgruppen- und Zielverständnis vorab gemeinsam erarbeitet werden. Andernfalls entstehen Annahmen, die sich erst in der Umsetzung als korrekturbedürftig herausstellen.

Antwort: Eine Konzeptionsphase ist nach Erteilung des Zuschlages vorgesehen. Diese muss im Angebot nicht berücksichtigt werden.

Beste Grüße
Diane Andree

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Hallo,
gern beantworte ich folgende Fragen:
1. In Bezug auf den Umfang der einzureichenden Referenzen schreiben Sie: "Bei den
Projektreferenzen bitten wir Sie die genannten Angaben zu beachten und einen Umfang von max. 8 Seiten nicht zu überschreiten." Können Sie diese Aussage bitte etwas konkretisieren? Ist damit gemeint, dass alle 3 einzureichenden Referenzen gesamt max. 8 Seiten haben dürfen, oder beziehen sich die 8 Seiten JE Referenz?
Antwort: Je Referenz dürfen es acht Seiten sein.

2. Dürfen die Referenzen als EIN pdf-Dokument hochgeladen werden, oder sollen jeweils einzelne pdf's erstellt werden?
Antwort: Die Referenzen dürfen als ein gemeinsames PDF-Dokument eingereicht werden.

3. Dürfen neben dem Umfang der Referenzseiten ein Deckblatt inkl. kurze Erläuterungen erstellt werden?
Antwort: Ein Deckblatt und eine kurze Erläuterung sind zulässig. Dieses wird nicht auf den vorgegebenen Seitenumfang angerechnet.

4. Sind im Seitenumfang der Referenz Bebilderungen schon inklusive, oder dürfen die Bewerber diese zusätzlich zur Darstellung miteinfügen?
Antwort: Bilder, Grafiken und sonstige Darstellungen sind bereits inklusive. Zusätzliche Seiten sind nicht vorgesehen.

Beste Grüße
Diane Andree

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Hallo,
gern beantworte ich Ihre Fragen:
1) Wir verstehen die Leistungsbeschreibung so, dass die Angebotsendsumme (Formular 633) folgende Leistungen umfasst: gestalterische und technische Umsetzung, Einrichtung und Hosting-Beratung, Schulungen sowie die laufende Wartung und technische Betreuung. Ist diese Annahme korrekt?
Falls ja: Ist die laufende Wartung/Betreuung für die 12-monatige Mindestlaufzeit zu kalkulieren oder inklusive der optionalen Verlängerung auf 24 Monate?
Antwort: Ihre Annahme bezüglich der Angebotsendsumme ist korrekt und ist für 12 Monate zu kalkulieren. Eine Verlängerung der Zusammenarbeit ist optional.

2) Besteht für das Projekt ein Kosten- bzw. Budgetrahmen, an dem sich die Angebote orientieren sollen?
Antwort: Ein konkreter Kosten- bzw. Budgetrahmen wird nicht bekannt gegeben.

Beste Grüße
Diane Andree

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Hallo,
gerne beantworte ich Ihre Frage:
1. Das Kriterium "Vergleichbarkeit der Referenzen" wird mit 35% gewichtet. Bezieht sich die Vergleichbarkeit auf die technisch-funktionale Komplexität (Projektumfang, Schnittstellen, CMS-Einsatz) oder wird eher ein inhaltlich-thematischer Bezug (Branche, öffentlicher Sektor, Forstwirtschaft) gewünscht?
Antwort: Eine Beschränkung auf einzelne Aspekte oder Branchen erfolgt nicht. Das Bewertungskriterium "Vergleichbarkeit der Referenzen" bezieht sich auf die Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung insgesamt.
Hierbei können sowohl die technisch-funktionale Vergleichbarkeit, beispielsweise hinsichtlich Projektumfang, Komplexität oder technischer Anforderungen, als auch die inhaltliche und organisatorische Vergleichbarkeit berücksichtigt werden.

2. Ist mit einer Teilnahme der bisherigen Bestandsagentur an diesem Verfahren zu rechnen? Falls ja: Welche Maßnahmen werden einen fairen Wettbewerb unter gleichen Bedingungen sicherstellen?
Antwort: Ob die bisherige Bestandsagentur teilnimmt, wissen wir nicht. Sämtliche für das Verfahren relevante Informationen werden allen Bewerber*innen über die Vergabeunterlagen bzw. die Beantwortung von Bieterfragen gleichermaßen zur Verfügung gestellt. Die Bestandsagentur hat so keinen Wettbewerbsvorteil. Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen war sie nicht beteiligt.
Die Bewertung der Angebote erfolgt ausschließlich auf Grundlage der veröffentlichten Zuschlagskriterien und der eingereichten Unterlagen.

Beste Grüße
Diane Andree

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Hallo,
gern beantworte ich Ihre Fragen:

1. Zulässigkeit laufender Referenz-Projekte
In Teil 1 des Vergabeverfahrens sind bis zu drei Projektreferenzen einzureichen. Sind auch Referenz-Projekte zulässig, die sich zum Zeitpunkt der Abgabe noch in der Umsetzung befinden, sofern der Projektfortschritt eine Beurteilung von Umfang, Konzeption und Gestaltung bereits zulässt (z. B. wenn sich die Referenz-Website kurz vor dem Launch befindet)?
Antwort: Wenn sich das Projekt aus Ihrer Sicht beurteilen lässt, spricht nichts dagegen.

2. Auslegung des Kriteriums "Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern"
Die Bewertungsmatrix für die Referenzen nennt das Kriterium "Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern" (Gewichtung 25%). Wir bitten um Klarstellung, ob hierunter ausschließlich Projekte für Gebietskörperschaften und deren Einrichtungen verstanden werden oder auch Projekte für sonstige Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts, Landesbetriebe sowie überwiegend öffentlich finanzierte bzw. institutionelle Auftraggeber (z. B. Behörden anderer Bundesländer, öffentlich geförderte Einrichtungen, gemeinnützige Träger mit öffentlichem Auftrag).
Antwort: Mit dem Bewertungskriterium "Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern" soll bewertet werden, inwieweit die Bewerber*innen Erfahrung mit Projekten für Auftraggeber besitzen, die hinsichtlich ihrer organisatorischen, rechtlichen oder vergabespezifischen Rahmenbedingungen mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind.
Hierzu können neben Gebietskörperschaften und deren Einrichtungen auch andere öffentliche Auftraggeber oder öffentlich geprägte Institutionen zählen, sofern die eingereichten Referenzen eine entsprechende Vergleichbarkeit erkennen lassen.

3. Format und Umfang der Agenturvorstellung
Für Teil 1 des Verfahrens ist neben den Projektreferenzen eine Agenturvorstellung einzureichen. Bestehen hierfür Vorgaben oder Erwartungen hinsichtlich Format, Umfang (z. B. maximale Seiten- oder Folienanzahl) und Inhalt, oder steht die Ausgestaltung den Bewerberinnen und Bewerbern frei?
Antwort: Wir bitten Sie die Unterlagen im PDF-Format einzureichen, um eine einheitliche und vergleichbare Bewertung zu gewähren. Dabei sollte die Vorstellung der Agentur einen Umfang von 10 Seiten nicht überschreiten. Bei den Projektreferenzen bitten wir Sie die genannten Angaben zu beachten und einen Umfang von max. 8 Seiten nicht zu überschreiten.

Beste Grüße
Diane Andree

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Hallo,
gern beantworte ich Ihre Fragen:
1) Gemäß Dokument "Leistungsbeschreibung_Relaunch_NLF_Website" sind das Angebotsschreiben (633), die Eigenerklärung zur Eignung (124 LD) und die Erklärung zur Tariftreue "mit dem Angebot" einzureichen. Laut Ausschreibungstext werden diese Unterlagen jedoch erst zur Angebotsabgabe in Teil 2 "wieder eingereicht". Können Sie bestätigen, dass für den Teilnahmeantrag (Teil 1) ausschließlich die Agenturvorstellung und die bis zu drei Projektreferenzen einzureichen sind und die genannten Formulare (633, 124 LD, Erklärung Tariftreue) erst mit der Angebotsabgabe in Teil 2 vorzulegen sind?
Antwort: Für den ersten Teil sind die Agenturvorstellung und die drei Referenzen relevant. Erst in der zweiten Phase müssen die angegebenen Formulare eingereicht werden.

2) In der Leistungsbeschreibung wird die "Einbindung von Buchungssystem und Ticketing, Kontaktformularen, Download-Bereich, Archiv" gefordert. Können Sie diese Anforderungen näher konkretisieren? Z. B. ob es sich um bestehende Systeme/Schnittstellen handelt, die angebunden werden sollen, oder ob diese Funktionen neu im CMS abgebildet werden sollen?
Antwort: Bei dem Buchungs- und Ticketingsystem handelt es sich um ein bestehendes System, das mit eingebunden werden muss. Die anderen Punkte müssen neu abgebildet werden.

3) Zur Anforderung "Testing und Schulung": Wie viele Schulungen sind vorgesehen, für welche Zielgruppen (z. B. getrennt nach Admin- und Redaktionsrechten) und in welchem zeitlichen Umfang? Sollen die Schulungen vor Ort in Braunschweig oder digital stattfinden?
Antwort: Die Schulungen sind z. B. nötig bei einem CMS-wechsel und richten sich an die Admins sowie eine kleine Gruppe Kolleg*innen, die Redaktionsrechte besitzen. Bei uns sind dies z. B. unsere Pressesprecher*innen, die ihre Artikel selbstständig hochladen. Wir gehen davon aus, dass ein bis zwei Schulungen lediglich nach dem Start nötig sind. Diese dürfen gern digital erfolgen.

4) Gibt es Vorgaben zu Format und maximalem Umfang der Agenturvorstellung und der Projektreferenzen (z. B. maximale Seitenzahl, zulässiges Dateiformat wie PDF, maximale Dateigröße)?
Antwort: Zur Gewährleistung einer einheitlichen und vergleichbaren Bewertung bitten wir Sie die Unterlagen im PDF-Format einzureichen. Die Vorstellung der Agentur sollte einen Umfang von 10 Seiten nicht überschreiten. Bei den Projektreferenzen bitten wir Sie die genannten Angaben zu beachten und einen Umfang von max. 8 Seiten nicht zu überschreiten.

5) Können Sie einen groben Kosten- bzw. Budgetrahmen für den Relaunch (Konzeption, Umsetzung sowie laufende Wartung/Betreuung) angeben, um die spätere Angebotskalkulation realistisch ausrichten zu können?
Antwort: Ein konkreter Kosten- bzw. Budgetrahmen wird nicht bekannt gegeben.
Wir bitten Sie, Ihr Angebot auf Grundlage der Vergabeunterlagen und des beschriebenen Leistungsumfangs eigenständig und nachvollziehbar zu kalkulieren. Die Wirtschaftlichkeit der Angebote wird im Rahmen der in den Vergabeunterlagen bekannt gegebenen Zuschlagskriterien bewertet.

Beste Grüße
Diane Andree

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Hallo,

in der ersten Phase benötigen wir von den interessierten Teilnehmenden die Agenturvorstellung sowie drei Projektreferenzen.

Bei dem Kriterium "Qualität der Konzeption" werfen wir einen Blick z. B. auf die Strukturierung der Inhalte, die Nutzerführung und die Nachvollziehbarkeit der beschriebenen Lösungsansätze. Ein gesonderter Nachweis ist hierfür nicht erforderlich. Die Bewertung erfolgt auf Grundlage der im Rahmen der Referenzeinreichung bereitgestellten Projektbeschreibungen und der dargestellten eigenen Leistungen der Agentur.

Eine genauere Konkretisierung der einzelnen Bewertungsstufen erfolgt nicht. Für die Bewertung erfolgt eine wertende Gesamtbetrachtung der eingereichten Unterlagen im Hinblick auf das jeweilige Kriterium und die Anforderung der ausgeschriebenen Leistung. Alle Bewerbungen werden nach denselben Maßstäben beurteilt.

Eine abschließende Zuordnung einzelner Eigenschaften oder Inhalte zu einer bestimmten Punktzahl ist nicht vorgesehen.

Fragen können bis zum Einsendeschluss der Referenzen gestellt werden und werden von uns zeitnah beantwortet.

Beste Grüße
Diane Andree

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Hallo,

für Phase 1 werden nur die Agenturvorstellung und die Referenzen benötigt.
Die Formulare 631 und 633 sind erst in Phase 2 relevant.

Beste Grüße
Diane Andree

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