Der Landkreis Emsland beabsichtigt im Rahmen von laufenden
Digitalisierungsprojekten die Vergabe von Scandienstleistungen/ Aktendigitalisierungen. Zielsetzung ist die Bereitstellung eines umfassenden und qualitätsgesichert zur Verfügung stehenden Service für den technischen Leistungsteil der Digitalisierung von
Papieraktenbeständen aus diversen Bereichen der Verwaltung. Bezugsvolumen ist der Aktenbestand und das Schriftgut aus unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung des
Landkreises Emsland. Umfang und Struktur aller zu digitalisierenden Akten ist je Aktenbestand unterschiedlich, der gesamte Belegumfang der einzuscannenden Akten und Dokumente beträgt ca. 7 Mio. Belege, er ist überschlägig ermittelt und entsprechend
geschätzt worden. Einen deutlichen Schwerpunkt in der Menge der zu scannenden Bestände bilden Akten des Jugendamtes sowie der Ausländerbehörde. Die Terminierung für die Bereitstellung der Dienstleistung erfolgt je Aktenbestand nach Leistungsabrufen
in Teilprojekten, die Bearbeitungszeit wird projektbezogen nach Relevanz und Dringlichkeit zwischen dem Landkreis Emsland als Auftraggeber und dem Auftragnehmer entschieden. Die Digitalisierung hat an einem Standort in Deutschland
zu erfolgen, der im Angebot anzugeben ist. Die Realisierung soll über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem technisch und fachlich versierten Scan-Dienstleister erfolgen. Der Auftragnehmer soll Erfahrungen in der Scanverarbeitung von verschiedenen Aktenbeständen einer Kommunal-, Landes- oder Bundesbehörde haben. Die Rahmenvereinbarung soll mit Beginn 01.09.2025 für eine Laufzeit von zwei Jahren bis zum 31.08.2027 ausgeschrieben werden, eine zweimalige Vertragsverlängerung für jeweils ein Jahr ist möglich. Grundlage des abzuschließenden Rahmenvertrages sind
neben den Angebotsunterlagen die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen, Teil B (VOL/B) in der aktuellen Fassung und ergänzend die Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) des Landes Niedersachsen für die Ausführung von Lieferungen und Leistungen in der Fassung von 01.2020.

Der Bieter gewährleistet eine Aktenverarbeitung incl. Zwischenlagerung und spätere Vernichtung, die dem aktuellen Stand der Technik und dem Datenschutz der genannten Inhalte entspricht. Zudem hat er eine entsprechende Einlagerungstechnik etabliert. Gültigkeit für die Ausführung haben die in der Technischen Richtlinie 'BSI TR03138 RESISCAN' definierten Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die Digitalisierung von Aktenbeständen. Die Etablierung dieser Standards muss durch ein entsprechendes Zertifikat nachgewiesen werde, eine
Eigenerklärung reicht nicht. Zusätzlich muss der Bieter eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 und ISO 9001 vorweisen. Alternativ werden Sicherheits-Attestate aus der Datenverarbeitung für das Bankwesen (z. B. Kundenakten) oder des Gesundheitswesens (z. B. Patientenakten, Personalakten) anerkannt. Die gültige
Zertifizierung bzw. alternativen Nachweise sind im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs vorzulegen. Mit Abgabe eines Angebotes erklärt der Bieter verbindlich, dass mit Abschluss einer Rahmenvereinbarung die notwendigen technischen und zeitlichen
Kapazitäten zur Realisierung eines Einzelauftrages innerhalb von vier Wochen nach Aufforderung zur Verfügung stehen. Die Preisbildung erfolgt auf der Basis 'Preis pro Beleg'. Als Beleg ist ein einzelnes Dokumentenblatt (Papier, Folie, Fotografien oder sonstige scanbare Informationsträger mit Vorder- und Rückseite) zu verstehen. Mehrere
Formate sind dabei möglich. Die Übergabe beider Seiten - Vorder- und Rückseite unabhängig vom Informationsgehalt - muss im Belegpreis enthalten sein. Für den Auftrag gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) und die
zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes Niedersachsen in der aktuellen Fassung von 01.2020. Der Auftrag wird als Rahmenvertrag über 24 Monate vergeben und beginnt mit dem Abschluss der Rahmenvereinbarung. Als Bestandteil des Rahmenvertrages ist der Abschluss eines AV-Vertrags vorgesehen, in dem der Auftragnehmer gegenüber dem Landkreis Emsland die Einhaltung technischer und
organisatorischer Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO erklärt. Neben den im Verfahren vorzulegenden wirtschaftlichen und fachlichen Nachweisen sind vergleichbare Referenzprojekte mit ähnlichem Belegvolumen aus den letzten fünf Jahren für drei Kommunal-, Landes oder Bundesverwaltungen nachzuweisen
(=Mindestkriterium). Nachgewiesene Referenzprojekte zu Scanaufträgen von Akten einer Ausländerbehörde und Jugendamtsakten werden höher gewichtet, womit Bewerber
ihre Bewertung im Fall eines notwendigen Rankings während des
Teilnahmewettbewerbs verbessern können. Der Landkreis Emsland behält sich vor, während des Vergabeverfahren nicht vollständig eingereichte bzw. fehlende Unterlagen nachzufordern.

Das Vergabeverfahren wird als EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5
des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 17 der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt.
in der ersten Stufe des Vergabeverfahrens führt der Landkreis Emsland einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durch und fordert eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Die Teilnahmefrist ist der Bekanntmachung zu entnehmen. Auf Basis der in der Bieterinformation genannten Kriterien werden 3-5 Unternehmen ausgewählt, die die geforderten Eignungen und Mindestkriterien (Eigenerklärungen, Nachweise, Referenzen, Zertifikate) nachweisen. Erfüllen mehr als fünf Unternehmen die geforderten Kriterien, erfolgt eine Auswahlentscheidung anhand der Qualitäten der nachgewiesenen Referenzprojekte. In der zweiten Stufe des Vergabeverfahrens werden die ausgewählten Unternehmen zur Abgabe eines indikativen Erstangebotes auf (Angebotsphase) aufgefordert. Es wird dann eine detaillierte Leistungsbeschreibung der Scandienstleistung zur Verfügung gestellt. In der anschließenden Verhandlungsphase wird mit den Bietern unter Beachtung der Gebote von Transparenz und Gleichbehandlung verhandelt. Den Ablauf der Verhandlungsgespräche (Termine, Agenda) wird den Bietern rechtzeitig bekanntgeben. Ziel der Verhandlungsgespräche ist, die Angebote inhaltlich zu verbessern. In der Verhandlungsphase kann über Leistungsinhalte, Preise und das vertragliche Regelwerk verhandelt werden. Der Landkreis behält sich vor, Änderungen am Leistungsbild für die Einholung der finalen Angebote vorzunehmen.
Nach den Verhandlungsgesprächen werden die Bieter um Abgabe eines verbindlichen, finalen Angebotes gebeten. Der Landkreis Emsland behält sich die Möglichkeit vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten. Ebenso ist es möglich, dass mehr als eine Verhandlungsrunde durchgeführt wird.

Der Lk Emsland stellt Vergabeunterlagen über
https://vergabe.niedersachsen.de zur Verfügung. Eine Registrierung wird empfohlen. Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind hier zu stellen und werden nur dort bis 6 Tage vor Abgabe der Teilnahmeanträge beantwortet. Die Registrierung stellt sicher, dass bei Änderungen, Fragen, Antworten zum Verfahren automatisch über das Vergabeportal eine Nachricht erfolgt.

Die Rügefrist richtet sich nach dem Wortlaut des § 160 GWB. -----------Information über die Überprüfungsfristen:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in
einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht
worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der
Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung
einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

Der Landkreis Emsland behält sich vor, während des Vergabeverfahren nicht vollständig eingereichte bzw. fehlende Unterlagen nachzufordern.

Eine Checkliste für die Erstellung des Teilnahmeantrages ist beigefügt.

-----Erklärung gemäß § 4 NTVergG ------
Eigenerklärung Art. 5k der Sanktionsverordnung (EU)-Vergaberechtliche Sanktionen gegen Russland-----